1. PODATKI O PONUDNIKU

Ponudnik storitve EasyReg in upravljavec osebnih podatkov, opisanih v tej politiki, je:

PETNET, informacijske rešitve, d. o. o.

Novi trg 9

6230 Postojna

Slovenija

Matična številka: 9276718000

Davčna številka: SI24323713

E-pošta za vprašanja glede zasebnosti: info@evidenca-ur.si

Spletna stran: https://evidenca-ur.si

V nadaljevanju te politike je zgoraj navedena pravna oseba imenovana Ponudnik.

Podatki o Ponudniku iz tega poglavja veljajo za celotno politiko zasebnosti. Če se ponudnik storitve EasyReg spremeni, se ustrezno posodobijo ta politika, podatki o Ponudniku in datum začetka veljavnosti.

2. NAMEN POLITIKE ZASEBNOSTI

Ta politika pojasnjuje, kako Ponudnik obdeluje osebne podatke:

• obiskovalcev spletne strani evidenca-ur.si;
• oseb, ki pošljejo povpraševanje;
• kontaktnih oseb naročnikov;
• oseb, ki registrirajo ali upravljajo uporabniški račun;
• administratorjev storitve EasyReg;
• oseb, ki uporabljajo brezplačni preizkus;
• oseb, ki komunicirajo s podporo;
• prejemnikov ponudb, računov in poslovnih obvestil ter
• drugih oseb, s katerimi Ponudnik sodeluje pri zagotavljanju storitve.

Politika je obvestilo o obdelavi osebnih podatkov in ne zahteva soglasja ali podpisa posameznika.

Kadar obdelava temelji na privolitvi, bo Ponudnik privolitev zahteval posebej, jasno in ločeno.

3. PODATKI ZAPOSLENIH NAROČNIKOV

Pri osebnih podatkih zaposlenih, pogodbenih sodelavcev in drugih oseb, ki jih naročnik vnese ali upravlja v storitvi EasyReg:

• je naročnik oziroma delodajalec upravljavec osebnih podatkov;
• je Ponudnik EasyReg pogodbeni obdelovalec osebnih podatkov.

Naročnik določa namene obdelave, osebe, katerih podatke obdeluje, vrste podatkov, načine evidentiranja, uporabo lokacije, uporabniške pravice in roke hrambe.

Ponudnik te podatke obdeluje samo zaradi zagotavljanja storitve EasyReg, po dokumentiranih navodilih naročnika in v skladu s pogodbenimi pogoji obdelave osebnih podatkov.

Ponudnik podatkov zaposlenih naročnika ne uporablja za:

• lastno oglaševanje;
• prodajo podatkov;
• lastno profiliranje zaposlenih;
• spremljanje njihove delovne uspešnosti;
• spremljanje njihovega gibanja za lastne namene ali
• druge namene, ki jih ni določil naročnik.

Podrobna pravila pogodbene obdelave osebnih podatkov, varnostni ukrepi in seznam podobdelovalcev so določeni v Splošnih pogojih uporabe EasyReg.

Zaposleni, ki želi informacije o obdelavi svojih podatkov v EasyRegu, dostop do svoje evidence, popravek ali uveljavljanje drugih pravic, naj se praviloma najprej obrne na svojega delodajalca.

Delodajalec je odgovoren, da svojim zaposlenim zagotovi ustrezno obvestilo o obdelavi osebnih podatkov.

4. KATERE OSEBNE PODATKE OBDELUJEMO

Glede na način sodelovanja lahko Ponudnik kot upravljavec obdeluje naslednje podatke:

Identifikacijski in kontaktni podatki

• ime in priimek;
• službeni ali drug kontaktni elektronski naslov;
• telefonska številka;
• delovno mesto ali funkcija;
• naziv organizacije;
• poslovni naslov;
• podatki o pooblaščeni ali odgovorni osebi.

Podatki uporabniškega računa

• uporabniško ime;
• elektronski naslov;
• identifikacijska oznaka računa;
• organizacija, s katero je račun povezan;
• uporabniška vloga;
• datum registracije;
• datum in čas prijave;
• podatki o aktivaciji in stanju računa;
• nastavitve računa.

Podatki o naročilu in pogodbenem razmerju

• podatki o ponudbi in naročilu;
• izbrani paket;
• število uporabnikov;
• obdobje naročnine;
• podatki o aktivaciji storitve;
• podatki o sprejemu splošnih pogojev;
• različica sprejetih pogojev;
• poslovna komunikacija;
• podatki o odpovedi ali spremembi naročnine.

Obračunski in plačilni podatki

• naziv in naslov naročnika;
• davčna in matična številka;
• kontakt prejemnika računa;
• številka in datum računa;
• znesek in stanje plačila;
• podatki o transakciji;
• drugi podatki, potrebni za računovodstvo in izpolnjevanje zakonskih obveznosti.

Ponudnik praviloma ne hrani celotnih podatkov o plačilnih karticah.

• Podatki o komunikaciji in podpori
• vsebina elektronskih sporočil;
• vsebina povpraševanj;
• zahtevki za podporo;
• opis prijavljene napake;
• komentarji in odgovori;
• posnetki zaslona ali druge priloge, ki jih posreduje uporabnik;
• podatki o izvedenih ukrepih;
• datum in čas komunikacije.

Uporabniki naj v zahtevke za podporo ne vključujejo diagnoz, zdravstvenih izvidov ali drugih občutljivih podatkov, če to ni nujno potrebno.

Tehnični in varnostni podatki

• naslov IP;
• datum in čas dostopa;
• vrsta naprave;
• operacijski sistem;
• vrsta in različica brskalnika;
• različica aplikacije;
• podatki o uporabniški seji;
• zapisi o prijavah;
• zapisi o napakah;
• revizijske in varnostne sledi;
• podatki, potrebni za preprečevanje zlorab in zagotavljanje varnosti.

Podatki spletne strani

• obiskane strani;
• datum in čas obiska;
• približni tehnični podatki o obisku;
• izvor obiska;
• nastavitve piškotkov;
• podatki, pridobljeni prek obrazcev;
• podatki, pridobljeni z dovoljenimi analitičnimi orodji, če so ta vključena.

5. VIRI OSEBNIH PODATKOV

Osebne podatke lahko pridobimo:

• neposredno od posameznika;
• od njegovega delodajalca oziroma organizacije;
• ob registraciji ali uporabi storitve;
• iz elektronske in druge poslovne komunikacije;
• pri uporabi spletne strani;
• ob prijavi napake ali zahtevi za podporo;
• pri izdaji in plačilu računa;
• iz javno dostopnih poslovnih registrov;
• od pogodbenih izvajalcev, kadar je to potrebno za izvajanje storitve;
• iz tehničnih in varnostnih sistemov.

6. NAMENI IN PRAVNE PODLAGE OBDELAVE

Povpraševanja in priprava ponudbe

Podatke obdelujemo za:

• odgovarjanje na vprašanja;
• predstavitev storitve;
• pripravo ponudbe;
• dogovor o brezplačnem preizkusu;
• izvedbo dejanj pred sklenitvijo pogodbe.

Pravna podlaga je izvajanje ukrepov na zahtevo posameznika pred sklenitvijo pogodbe oziroma zakoniti interes Ponudnika za komunikacijo s potencialnimi poslovnimi strankami.

Registracija in zagotavljanje storitve

Podatke obdelujemo za:

• registracijo uporabniškega računa;
• preverjanje uporabnika;
• aktivacijo storitve;
• upravljanje naročnine;
• zagotavljanje dogovorjenih funkcionalnosti;
• komunikacijo z administratorjem;
• izvajanje pogodbenega razmerja.

Pravna podlaga je izvajanje pogodbe oziroma zakoniti interes za izvajanje pogodbenega razmerja z organizacijo, pri kateri je posameznik zaposlen ali jo zastopa.

Obračunavanje in računovodstvo

Podatke obdelujemo za:

• izdajo ponudb, predračunov in računov;
• spremljanje plačil;
• računovodstvo;
• davčno poročanje;
• izterjavo zapadlih obveznosti;
• izpolnjevanje zakonskih obveznosti.

Pravna podlaga je izpolnjevanje pogodbe, izpolnjevanje zakonskih obveznosti in zakoniti interes za uveljavljanje ter obrambo zahtevkov.

Podpora in odpravljanje napak

Podatke obdelujemo za:

• uporabniško podporo;
• obravnavanje vprašanj;
• ugotavljanje in odpravljanje napak;
• preverjanje delovanja;
• dokumentiranje opravljenih posegov;
• izboljševanje kakovosti storitve.

Pravna podlaga je izvajanje pogodbe in zakoniti interes Ponudnika za zagotavljanje kakovostne, varne in zanesljive storitve.

Varnost in preprečevanje zlorab

Podatke obdelujemo za:

• varovanje uporabniških računov;
• preprečevanje nepooblaščenega dostopa;
• zaznavanje in obravnavanje incidentov;
• preprečevanje goljufij in zlorab;
• varovanje infrastrukture;
• izdelavo varnostnih kopij;
• dokazovanje pomembnih dejanj v sistemu.

Pravna podlaga je zakoniti interes Ponudnika in Naročnika za zagotavljanje varnosti ter izpolnjevanje zakonskih obveznosti s področja varstva osebnih podatkov in informacijske varnosti.

Poslovna komunikacija

Kontaktne podatke obstoječih in potencialnih naročnikov lahko uporabljamo za:

• pomembna obvestila o storitvi;
• obvestila o naročnini;
• obvestila o spremembah pogojev;
• varnostna obvestila;
• obvestila o novih ali spremenjenih funkcionalnostih;
• drugo običajno poslovno komunikacijo.

Pravna podlaga je izvajanje pogodbe oziroma zakoniti interes Ponudnika za komunikacijo s poslovnimi uporabniki.

Tržno komuniciranje

Promocijska sporočila pošiljamo samo, kadar imamo za to veljavno pravno podlago.

Kadar obdelava temelji na privolitvi, jo lahko posameznik kadarkoli prekliče.

Posameznik se lahko od tržnih sporočil kadarkoli odjavi prek povezave v sporočilu ali z obvestilom na info@evidenca-ur.si.

Odjava od tržnih sporočil ne vpliva na prejemanje nujnih pogodbenih, obračunskih ali varnostnih obvestil.

Uveljavljanje in obramba pravnih zahtevkov

Podatke lahko obdelujemo za:

• dokazovanje sklenitve in izvajanja pogodbenega razmerja;
• obravnavanje reklamacij;
• reševanje sporov;
• izterjavo;
• uveljavljanje in obrambo pravnih zahtevkov.

Pravna podlaga je zakoniti interes Ponudnika za zaščito njegovih pravic in pravnega položaja.

7. ALI JE POSREDOVANJE PODATKOV OBVEZNO

Posredovanje nekaterih podatkov je potrebno za:

• pripravo ponudbe;
• registracijo računa;
• sklenitev pogodbenega razmerja;
• aktivacijo storitve;
• izdajo računa;
• uporabniško podporo;
• izpolnjevanje zakonskih obveznosti.

Če posameznik oziroma naročnik teh podatkov ne posreduje, mu Ponudnik morda ne bo mogel zagotoviti storitve, pripraviti ponudbe, izdati računa ali odgovoriti na zahtevo.

Podatki, označeni kot neobvezni, se posredujejo prostovoljno.

8. UPORABNIKI IN PREJEMNIKI PODATKOV

Do osebnih podatkov lahko dostopajo:

• pooblaščeni zaposleni in sodelavci Ponudnika;
• osebe, ki izvajajo prodajo, podporo, računovodstvo ali administracijo;
• ponudniki gostovanja in informacijske infrastrukture;
• ponudniki elektronske pošte in komunikacijskih storitev;
• ponudniki vzdrževanja, monitoringa in tehnične podpore;
• računovodski, pravni in drugi strokovni svetovalci;
• banke in ponudniki plačilnih storitev;
• državni organi in druge osebe, kadar imajo za pridobitev podatkov ustrezno pravno podlago.

Pogodbeni izvajalci smejo osebne podatke obdelovati samo za dogovorjene namene, po navodilih Ponudnika in ob upoštevanju ustreznih ukrepov varstva podatkov.

Pri podatkih, ki jih Ponudnik obdeluje v imenu naročnikov, je aktualni seznam podobdelovalcev objavljen v Splošnih pogojih uporabe EasyReg.

Ponudnik osebnih podatkov ne prodaja.

9. PRENOSI PODATKOV IZVEN EVROPSKEGA GOSPODARSKEGA PROSTORA

Ponudnik si prizadeva, da se osebni podatki obdelujejo znotraj Evropskega gospodarskega prostora.

Če posamezni izvajalec podatke obdeluje zunaj Evropskega gospodarskega prostora, se prenos izvede samo ob uporabi ustrezne pravne podlage in zaščitnih ukrepov, kot so:

• sklep Evropske komisije o ustreznosti;
• standardne pogodbene klavzule;
• drug veljaven mehanizem, ki ga dovoljuje zakonodaja.

Dodatne informacije o konkretnem prenosu in uporabljenih zaščitnih ukrepih lahko posameznik zahteva na kontaktnem naslovu Ponudnika.

10. ROKI HRAMBE

Osebne podatke hranimo samo toliko časa, kolikor je potrebno za namen, zaradi katerega so bili zbrani, oziroma toliko časa, kolikor zahtevajo veljavni predpisi.

Pri določanju časa hrambe upoštevamo predvsem:

• trajanje pogodbenega razmerja;
• zakonske roke hrambe;
• zastaralne roke;
• potrebo po dokazovanju izvedenih storitev;
• varnostna tveganja;
• odprte zahtevke, reklamacije ali spore;
• navodila upravljavca, kadar nastopamo kot pogodbeni obdelovalec.

Praviloma velja:

• podatki uporabniškega računa se hranijo v času aktivnega računa in po prenehanju toliko časa, kolikor je potrebno za zaključek pogodbenega razmerja;
• podatki o ponudbah, naročilih, računih in plačilih se hranijo v zakonsko določenih rokih;
• poslovna komunikacija se hrani toliko časa, kolikor je potrebno za izvedbo sodelovanja in zaščito pravnih interesov;
• zahtevki za podporo in podatki o odpravi napak se hranijo toliko časa, kolikor je potrebno za zagotavljanje podpore, dokazovanje izvedenih ukrepov in izboljševanje storitve;
• varnostni in tehnični dnevniki se hranijo toliko časa, kolikor je potrebno za varovanje sistema in obravnavanje incidentov;
• podatki za tržno komuniciranje se hranijo do odjave, preklica privolitve, ugovora ali prenehanja veljavne pravne podlage;
• podatki, potrebni za pravni postopek, se lahko hranijo do pravnomočnega zaključka postopka in poteka relevantnih rokov.

Ko namen oziroma pravna podlaga preneha, podatke izbrišemo, nepovratno anonimiziramo ali omejimo njihovo nadaljnjo uporabo.

Podatki v varnostnih kopijah se odstranijo v okviru rednega cikla zamenjave oziroma brisanja varnostnih kopij. Do takrat se ne uporabljajo za redno poslovanje in so dostopni samo pooblaščenim osebam.

11. PIŠKOTKI IN PODOBNE TEHNOLOGIJE

Spletna stran lahko uporablja piškotke in podobne tehnologije.

Nujni piškotki se uporabljajo za:

• pravilno delovanje spletne strani;
• varnost;
• prijavo uporabnika;
• ohranjanje uporabniške seje;
• shranjevanje nastavitev zasebnosti;
• zagotavljanje funkcionalnosti, ki jo uporabnik izrecno zahteva.

Za nujne piškotke privolitev praviloma ni potrebna.

Analitični, oglaševalski ali drugi nenujni piškotki se uporabijo samo, če uporabnik poda ustrezno privolitev, kadar jo zahteva zakon.

Uporabnik lahko svojo izbiro spremeni v nastavitvah piškotkov na spletni strani oziroma v nastavitvah svojega brskalnika.

Zavrnitev nenujnih piškotkov ne sme preprečiti uporabe osnovnih funkcij spletne strani.

12. VARNOST OSEBNIH PODATKOV

Ponudnik uporablja tehnične in organizacijske ukrepe, namenjene varovanju osebnih podatkov pred:

• izgubo;
• uničenjem;
• nepooblaščenim dostopom;
• nepooblaščenim razkritjem;
• spremembo;
• zlorabo;
• nedostopnostjo.

Ukrepi lahko vključujejo:

• osebne uporabniške račune;
• upravljanje dostopnih pravic;
• zaščiten prenos podatkov;
• varnostne kopije;
• revizijske in varnostne sledi;
• posodabljanje sistemov;
• spremljanje delovanja;
• omejen dostop do produkcijskih podatkov;
• postopke odziva na incidente;
• zavezanost pooblaščenih oseb k zaupnosti.

Noben informacijski sistem ne more zagotoviti popolne varnosti. Ponudnik zato varnostne ukrepe redno preverja in prilagaja ugotovljenim tveganjem.

13. AVTOMATIZIRANO ODLOČANJE

Ponudnik pri osebnih podatkih, ki jih obdeluje kot samostojni upravljavec, praviloma ne sprejema odločitev, ki bi imele pravne ali podobno pomembne učinke za posameznika, izključno z avtomatizirano obdelavo.

EasyReg lahko ustvari samodejna opozorila, izračune ali prikaze podatkov. O uporabi teh informacij in morebitnih odločitvah glede zaposlenih odloča naročnik oziroma delodajalec.

14. PRAVICE POSAMEZNIKA

Posameznik lahko glede na okoliščine in uporabljeno pravno podlago zahteva:

• potrditev, ali obdelujemo njegove osebne podatke;
• dostop do osebnih podatkov;
• kopijo osebnih podatkov;
• popravek netočnih podatkov;
• dopolnitev nepopolnih podatkov;
• izbris podatkov;
• omejitev obdelave;
• prenosljivost podatkov;
• ugovor obdelavi;
• preklic privolitve;
• informacije o prejemnikih podatkov;
• informacije o prenosih izven Evropskega gospodarskega prostora.

Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave, izvedene pred njenim preklicem.

Pravica do izbrisa, omejitve ali ugovora ni absolutna. Ponudnik lahko nadaljuje obdelavo, kadar:

• jo zahteva zakon;
• je potrebna za izvajanje pogodbe;
• obstajajo prevladujoči zakoniti razlogi;
• so podatki potrebni za uveljavljanje ali obrambo pravnih zahtevkov.

Zahtevo lahko posameznik pošlje na:

info@evidenca-ur.si

Ponudnik lahko pred obravnavo zahteve zahteva dodatne informacije, potrebne za zanesljivo preverjanje identitete.

Na zahtevo bomo odgovorili brez nepotrebnega odlašanja, praviloma najpozneje v enem mesecu po njenem prejemu. Če je zahteva obsežna ali zapletena, se lahko rok pod pogoji, ki jih dovoljuje zakonodaja, podaljša.

Če se zahteva nanaša na podatke zaposlenega, ki jih v EasyRegu vodi njegov delodajalec, bomo zahtevo praviloma posredovali delodajalcu oziroma posameznika usmerili nanj.

15. PRAVICA DO PRITOŽBE

Posameznik lahko zaradi domnevne kršitve varstva osebnih podatkov vloži prijavo pri:

Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije

Dunajska cesta 22

1000 Ljubljana

Slovenija

Spletna stran: https://www.ip-rs.si

Posamezniku priporočamo, da se pred vložitvijo prijave obrne na Ponudnika, da lahko vprašanje oziroma morebitno nepravilnost čim prej obravnavamo.

16. POVEZAVE DO DRUGIH SPLETNIH STRANI

Spletna stran lahko vsebuje povezave do spletnih strani ali storitev tretjih oseb.

Ponudnik ne odgovarja za politike zasebnosti, vsebino ali način obdelave osebnih podatkov na spletnih straneh tretjih oseb.

Pred uporabo takšne strani naj uporabnik preveri njeno politiko zasebnosti.

17. SPREMEMBE POLITIKE ZASEBNOSTI

Ponudnik lahko to politiko spremeni zaradi:

• spremembe zakonodaje;
• spremembe ponudnika;
• spremembe storitve;
• spremembe namenov ali načinov obdelave;
• vključitve novih izvajalcev;
• spremembe varnostnih ukrepov;
• spremembe poslovnih procesov.

Aktualna različica je vedno objavljena na tej spletni strani.

Na vrhu politike sta navedena številka različice in datum začetka veljavnosti.

O pomembnih spremembah, ki bistveno vplivajo na pravice posameznikov, bomo prizadete osebe obvestili na primeren način.

18. KONTAKT

Za vprašanja o tej politiki, obdelavi osebnih podatkov ali uveljavljanju pravic se lahko obrnete na:

PETNET, informacijske rešitve, d. o. o.

Novi trg 9

6230 Postojna

Slovenija

E-pošta: info@evidenca-ur.si