PETNET d.o.o. (v nadaljevanju: Upravljavec) določa te Splošne pogoje, ki urejajo pravice in obveznosti vsakega uporabnika aplikacije EasyReg (v nadaljevanju: Aplikacija), dostopne na spletni povezavi www.evidenca-ur.si.

PODATKI O PONUDNIKU

Ponudnik storitve EasyReg:

 

V nadaljevanju teh splošnih pogojev je zgoraj navedena pravna oseba imenovana Ponudnik.

Podatki o Ponudniku, navedeni v tem uvodnem delu, veljajo za celotne splošne pogoje in vse njihove priloge. Ob spremembi pravne osebe, ki zagotavlja EasyReg, se podatki o Ponudniku spremenijo v tem uvodnem delu in objavi nova različica splošnih pogojev.

SPLOŠNE DOLOČBE

Predmetsplošnih pogojev

Ti splošni pogoji urejajo:

• dostop do spletne in mobilne aplikacije EasyReg;

• brezplačni preizkus in plačljivo uporabo storitve;

• naročniška, obračunska in plačilna pravila;

• pravice in obveznosti Ponudnika in Naročnika;

• uporabo uporabniških računov;

• uporabo podatkov, lokacijskih funkcij in drugih funkcionalnosti;

• tehnično podporo, vzdrževanje in razpoložljivost storitve;

• varnost, izvoz, hrambo in izbris podatkov;

• odgovornost pogodbenih strank;

• prenehanje naročniškega razmerja;

• obdelavo osebnih podatkov v imenu Naročnika in

• druge pogoje uporabe storitve EasyReg.

Splošni pogoji skupaj s ponudbo, naročilnico, računom, predračunom, morebitno posebno pogodbo in drugimi izrecno vključenimi prilogami tvorijo pogodbeno razmerje med Ponudnikom in Naročnikom.

Če posebna pisna pogodba ali ponudba izrecno odstopa od teh splošnih pogojev, ima glede konkretnega odstopanja prednost posebna pogodba oziroma ponudba.

Poslovni uporabniki

EasyReg je namenjen izključno uporabi pravnih oseb, samostojnih podjetnikov, zavodov, društev, javnih subjektov in drugih oseb, ki storitev uporabljajo v okviru svoje poslovne, poklicne, pridobitne ali organizacijske dejavnosti.

Storitev ni namenjena potrošnikom za zasebno ali gospodinjsko uporabo.

Oseba, ki registrira račun, potrdi naročilo, začne uporabljati storitev ali plača račun v imenu Naročnika, izjavlja, da je pooblaščena za sklenitev pogodbenega razmerja v imenu Naročnika.

Opredelitev izrazov

Posamezni izrazi imajo naslednji pomen:

EasyReg oziroma Storitev pomeni spletno in mobilno programsko rešitev za evidentiranje delovnega časa, prisotnosti, odsotnosti, zahtevkov, lokacijskih dogodkov in drugih povezanih podatkov.

Ponudnik pomeni pravno osebo, navedeno v uvodnem delu teh splošnih pogojev.

Naročnik pomeni pravno ali drugo osebo, ki naroči, plača, aktivira ali uporablja EasyReg za svoje poslovne ali organizacijske potrebe.

Administrator pomeni fizično osebo, ki jo Naročnik pooblasti za upravljanje nastavitev, uporabnikov, podatkov, dostopnih pravic in drugih funkcij EasyReg.

Končni uporabnik pomeni zaposlenega, pogodbenega sodelavca ali drugo osebo, ki ji Naročnik omogoči uporabo EasyReg.

Aktivni imenski uporabnik pomeni osebo, ki ima v EasyRegu aktiven profil oziroma omogočen dostop in se upošteva pri obračunu naročnine.

Arhivirani uporabnik pomeni osebo, katere dostop je onemogočen, njeni zgodovinski podatki pa se še naprej hranijo v sistemu. Arhivirani uporabnik se praviloma ne obračunava.

Naročniško obdobje pomeni obdobje, za katero je Naročnik plačal uporabo storitve.

Podatki Naročnika pomenijo vse podatke, dokumente, komentarje, lokacijske podatke, uporabniške podatke in druge vsebine, ki jih Naročnik ali njegovi uporabniki vnesejo oziroma ustvarijo v EasyRegu.

Osebni podatki Naročnika pomenijo osebne podatke, ki jih Ponudnik obdeluje v imenu Naročnika kot pogodbeni obdelovalec.

Podobdelovalec pomeni izvajalca, ki ga Ponudnik vključi v obdelavo osebnih podatkov v imenu Naročnika.

SKLENITEV POGODBENEGA RAZMERJA

Sprejemsplošnih pogojev

Naročnik sprejme te splošne pogoje in z njimi povezane priloge z najzgodnejšim od naslednjih dejanj:

• z izrecno elektronsko potrditvijo;

• z oddajo naročila;

• z registracijo in začetkom uporabe brezplačnega preizkusa;

• s podpisom ponudbe ali naročilnice;

• s plačilom predračuna ali računa;

• z aktivacijo plačljive naročnine ali

• z nadaljevanjem uporabe storitve po tem, ko mu je bila nova različica pogojev ustrezno sporočena.

S plačilom računa ali predračuna Naročnik potrjuje, da:

• je imel možnost pregledati in shraniti veljavno različico splošnih pogojev;

• jih razume in v celoti sprejema;

• sprejema tudi določbe o pogodbeni obdelavi osebnih podatkov iz teh pogojev in

• je oseba, ki je izvedla plačilo oziroma naročilo, pooblaščena za zastopanje Naročnika.

Splošni pogoji v elektronski obliki predstavljajo pisni in zavezujoč dogovor med strankama.

Brezplačni preizkus

Ponudnik lahko Naročniku omogoči brezplačni preizkus storitve.

Trajanje in obseg brezplačnega preizkusa sta navedena ob registraciji, v ponudbi oziroma ob aktivaciji preizkusa.

Ponudnik lahko:

• omeji posamezne funkcionalnosti preizkusne različice;

• omeji število uporabnikov;

• prepreči večkratno uporabo brezplačnega preizkusa istemu Naročniku;

• preizkus podaljša ali skrajša po individualnem dogovoru in

• preizkus prekine v primeru zlorabe ali kršitve teh pogojev.

Za uporabo storitve med brezplačnim preizkusom veljajo vsi deli teh splošnih pogojev, vključno z določbami o varstvu in pogodbeni obdelavi osebnih podatkov.

Če Naročnik po koncu brezplačnega preizkusa ne nadaljuje s plačljivo naročnino, mora pravočasno izvoziti podatke, ki jih želi ohraniti.

Aktivacija storitve

Ponudnik aktivira plačljivo uporabo po prejemu plačila oziroma v drugem roku, določenem v ponudbi ali posebnem dogovoru.

Ponudnik lahko pred aktivacijo zahteva:

• podatke o Naročniku;

• podatke kontaktne in odgovorne osebe;

• podatke, potrebne za izdajo računa;

• določitev administratorja;

• potrditev števila uporabnikov in

• druge informacije, potrebne za vzpostavitev storitve.

Naročnik je odgovoren za pravilnost in ažurnost posredovanih podatkov.

OPIS IN UPORABA STORITVE

Obseg storitve

EasyReg je programsko orodje, ki Naročniku omogoča uporabo funkcionalnosti za evidentiranje delovnega časa in povezanih podatkov.

Obseg funkcionalnosti je odvisen od:

• izbranega paketa;

• veljavnega cenika;

• posebne ponudbe;

• tehničnih zmožnosti storitve in

• nastavitev, ki jih izbere Naročnik.

Ponudnik lahko storitev razvija, dopolnjuje, posodablja ali spreminja, če s tem bistveno ne odvzame že plačanega osnovnega namena storitve.

Manjše spremembe uporabniškega vmesnika, tehnične izboljšave, varnostne posodobitve, popravki napak in spremembe, potrebne zaradi zakonodaje ali tehnološkega razvoja, ne predstavljajo kršitve pogodbe.

Storitev ni pravno ali računovodsko svetovanje

EasyReg je tehnično orodje za vodenje in obdelavo podatkov.

Ponudnik ne zagotavlja pravnega, davčnega, računovodskega, kadrovskega ali drugega strokovnega svetovanja, razen če je to izrecno dogovorjeno v posebni pogodbi.

Morebitni vzorci pravilnikov, obvestil, poročil, nastavitev ali drugih dokumentov:

• so splošne narave;

• so namenjeni kot pomoč Naročniku;

• ne upoštevajo nujno vseh posebnosti dejavnosti Naročnika;

• ne nadomeščajo preverjanja veljavnih kolektivnih pogodb, pogodb o zaposlitvi in drugih predpisov ter

• sami po sebi ne zagotavljajo zakonitosti organizacije dela Naročnika.

Naročnik je odgovoren, da preveri, ali način uporabe storitve ustreza njegovi dejavnosti, organizaciji dela in veljavnim pravnim obveznostim.

Uporabniški računi

Vsak uporabniški račun je praviloma oseben in ni prenosljiv med fizičnimi osebami.

Naročnik mora zagotoviti, da:

• se uporabniški računi uporabljajo samo s strani pooblaščenih oseb;

• se gesla in prijavni podatki varujejo;

• se dostopne pravice dodeljujejo po načelu najmanjšega potrebnega obsega;

• se pravice pravočasno spremenijo ali ukinejo;

• se administratorji in uporabniki seznanijo z ustrezno uporabo storitve ter

• se vsaka zloraba ali sum nepooblaščenega dostopa nemudoma prijavi Ponudniku.

Naročnik odgovarja za dejanja, izvedena prek njegovih uporabniških računov, razen če dokaže, da je bilo dejanje posledica varnostne pomanjkljivosti na strani Ponudnika.

Ponudnik lahko od Naročnika zahteva spremembo gesla ali izvede varnostni ukrep, če obstaja utemeljen sum zlorabe ali ogroženosti računa.

Dovoljena uporaba

Naročnik in njegovi uporabniki ne smejo:

• uporabljati storitve v nezakonite namene;

• vnašati podatkov, za katere nimajo ustrezne pravne podlage;

• posegati v delovanje, varnost ali izvorno kodo storitve;

• poskušati zaobiti omejitve uporabniških pravic;

• izvajati nepooblaščenega varnostnega testiranja;

• uporabljati avtomatiziranih orodij, ki prekomerno obremenjujejo sistem;

• posredovati dostopa nepooblaščenim tretjim osebam;

• odstranjevati oznak o avtorskih pravicah;

• kopirati ali distribuirati aplikacije, razen če je to izrecno dovoljeno;

• uporabljati podatkov ali funkcionalnosti za neupravičeno spremljanje zaposlenih ali

• drugače zlorabljati storitve.

Ponudnik lahko v primeru utemeljenega suma zlorabe začasno omeji dostop, če je to potrebno za zaščito storitve, Naročnika, drugih uporabnikov ali podatkov.

OBVEZNOSTI NAROČNIKA

Zakonitost uporabe

Naročnik samostojno določa:

• namene uporabe EasyRega;

• osebe, katerih podatki se vodijo;

• vrste podatkov, ki se vnašajo;

• načine evidentiranja;

• vključene funkcionalnosti;

• dostopne pravice;

• roke hrambe, kadar niso določeni z zakonom, ter

• odločitve, sprejete na podlagi podatkov iz EasyRega.

Naročnik je odgovoren za:

• zakonitost obdelave osebnih podatkov;

• obstoj ustreznih pravnih podlag;

• izpolnjevanje obveznosti delodajalca;

• pravilnost evidenc;

• pravočasno obveščanje zaposlenih;

• sprejem ustreznih internih aktov;

• izvedbo postopkov s sindikati ali predstavniki delavcev;

• pravilno odrejanje in obračun delovnega časa;

• uporabo lokacijskih podatkov;

• uporabo zasebnih naprav zaposlenih;

• dodeljevanje uporabniških pravic in

• pravočasno popravljanje netočnih podatkov.

Ponudnik ni odgovoren za ravnanje Naročnika, ki je v nasprotju z zakonodajo, pogodbo o zaposlitvi, kolektivno pogodbo, internim aktom ali navodili Ponudnika.

Obveščanje zaposlenih

Naročnik mora posameznike, katerih podatke obdeluje v EasyRegu, ustrezno obvestiti o obdelavi osebnih podatkov in uporabi storitve.

Naročnik je odgovoren za zagotovitev:

• pravilnika oziroma drugega ustreznega internega akta;

• obvestila o obdelavi osebnih podatkov;

• informacij o načinu evidentiranja;

• informacij o uporabi lokacijskih podatkov;

• informacij o uporabnikih podatkov;

• informacij o pravicah posameznika ter

• dokazila, da so bile informacije posameznikom dane na voljo.

Ponudnik lahko Naročniku zagotovi splošne vzorce, vendar je Naročnik odgovoren za njihovo preveritev in uporabo.

Posebne vrste osebnih podatkov

Naročnik v EasyReg ne sme vnašati diagnoz, podrobnih zdravstvenih izvidov ali drugih posebnih vrst osebnih podatkov, če takšen vnos ni nujen in zanj ne obstaja ustrezna pravna podlaga.

Oznaka vrste odsotnosti, kot je bolniška odsotnost, se lahko obdeluje, kadar je to potrebno za izvajanje delovnopravnih obveznosti.

Naročnik je odgovoren, da v komentarje, priloge in prosta besedilna polja ne vnaša čezmernih ali nepotrebnih osebnih podatkov.

Lokacijsko evidentiranje

Če Naročnik vključi funkcijo lokacijskega evidentiranja, potrjuje, da je pred vključitvijo:

• določil konkreten in zakonit namen;

• preveril potrebnost in sorazmernost;

• preveril možnost uporabe manj invazivnega načina;

• uporabo omejil na potrebne osebe in dogodke;

• zaposlene ustrezno obvestil;

• določil osebe z dostopom do lokacijskih podatkov in

• zagotovil alternativni način evidentiranja za osebe, ki ne uporabljajo zasebne naprave.

EasyReg lokacijo pridobi samo v povezavi s posameznim dogodkom, ki ga sproži uporabnik, če je funkcija tako tehnično nastavljena.

Storitev ni namenjena stalnemu spremljanju lokacije, beleženju poti ali sledenju gibanja med posameznimi dogodki.

Naročnik lokacijskega podatka ne sme uporabljati kot edinega dokaza kršitve, če obstaja možnost tehnične napake ali netočnosti.

Ponudnik lokacijskih podatkov ne uporablja za lastno profiliranje, oglaševanje, spremljanje zaposlenih Naročnika ali druge lastne nezdružljive namene.

Zasebnena prave zaposlenih

Naročnik od zaposlenega ne sme zahtevati uporabe njegove zasebne naprave kot edinega možnega načina evidentiranja, razen če za to obstaja ustrezen dogovor in pravna podlaga.

Kadar zaposleni zasebne naprave ne uporablja, je Naročnik odgovoren za zagotovitev alternativnega načina evidentiranja.

Ponudnik ne odgovarja za stroške zasebne naprave, mobilnega prenosa podatkov, internetne povezave ali druge stroške uporabnika, razen če je izrecno dogovorjeno drugače.

NAROČNINA, UPORABNIKI IN OBRAČUN

Cenik in ponudba

Cena storitve se določi glede na:

• veljavni cenik;

• individualno ponudbo;

• število aktivnih imenskih uporabnikov;

• izbrane funkcionalnosti;

• obseg podpore;

• trajanje naročniškega obdobja in

• druge dogovorjene storitve.

Če se ponudba razlikuje od javnega cenika, velja ponudba.

Cene so navedene brez DDV, razen če je izrecno navedeno drugače.

Obračunsko obdobje

Osnovno naročniško obdobje je eno leto, razen če je dogovorjeno drugače.

Naročnina se plačuje vnaprej.

Začetek naročniškega obdobja je datum, določen na ponudbi, računu, predračunu oziroma datum aktivacije plačljive naročnine.

Plačana naročnina se ne vrača, razen:

• če tako izrecno določajo ti pogoji;

• če Ponudnik trajno preneha zagotavljati storitev pred koncem plačanega obdobja ali

• če je drugače dogovorjeno s posebno pogodbo.

Aktivni imenski uporabniki

Vsak aktivni imenski uporabnik se upošteva pri obračunu, ne glede na dejansko pogostost uporabe.

Arhivirani uporabniki se praviloma ne obračunavajo, če nimajo omogočenega aktivnega dostopa.

Če Naročnik med naročniškim obdobjem doda nove aktivne imenske uporabnike, se dodatni uporabniki obračunajo sorazmerno za preostanek naročniškega obdobja.

Mesec, v katerem je uporabnik aktiviran, se lahko obračuna v celoti.

Če Naročnik med naročniškim obdobjem zmanjša število aktivnih uporabnikov, se že plačana naročnina ne zmanjša in razlika se ne vrača. Nižje število uporabnikov se upošteva pri naslednjem naročniškem obdobju.

Arhiviranje in zamenjava uporabnikov

Ob prenehanju dela posamezne osebe mora Naročnik njen profil praviloma arhivirati in ne spreminjati identitete obstoječega profila v drugo osebo.

Zgodovinski podatki arhiviranega uporabnika se ohranijo v skladu z navodili Naročnika, veljavno naročnino in pravili hrambe.

Naročnik lahko znotraj že plačanega števila aktivnih uporabnikov arhivira prejšnjega uporabnika in aktivira novega, če skupno število aktivnih uporabnikov ne preseže plačanega števila.

Zgodovina ene fizične osebe se ne sme prenesti ali pripisati drugi fizični osebi.

Trajni izbris zgodovine posameznega uporabnika se izvede samo:

• na podlagi izrecnega navodila pooblaščenega administratorja;

• če izbris dopušča zakon;

• po ustreznem opozorilu o posledicah in

• če Naročnik sam zagotovi morebitno zakonsko zahtevano arhivsko kopijo.

Ponudnik ne odgovarja za izgubo podatkov, ki jo Naročnik povzroči z izrecno zahtevo za brisanje, nepravilno uporabo funkcije ali spremembo podatkov.

Obnova naročnine

Ponudnik lahko pred iztekom naročniškega obdobja Naročniku izda predračun ali račun za naslednje obdobje.

Če ni posebej dogovorjeno avtomatsko podaljšanje, se naročnina podaljša s plačilom izdanega predračuna oziroma računa.

Če Naročnik naročnine ne želi nadaljevati, mora pred iztekom naročniškega obdobja izvoziti podatke, ki jih želi ohraniti.

Spremembe cen

Ponudnik lahko spremeni cenik.

Sprememba cene ne vpliva na že plačano naročniško obdobje.

Nova cena se uporablja za naslednje naročniško obdobje oziroma za nove dodatne storitve.

Ponudnik Naročnika o bistveni spremembi cene obvesti pred izdajo računa za naslednje obdobje.

Če Naročnik nove cene ne sprejme, naročnine ni dolžan podaljšati.

Plačilni pogoji

Rok plačila je naveden na računu oziroma predračunu.

V primeru zamude lahko Ponudnik:

• obračuna zakonske zamudne obresti;

• zaračuna zakonsko priznane stroške izterjave;

• po predhodnem opozorilu začasno omeji uporabo storitve;

• zavrne aktivacijo dodatnih uporabnikov ali storitev in

• začne postopek izterjave.

Začasna omejitev storitve zaradi neplačila ne odvezuje Naročnika obveznosti plačila že zapadlih obveznosti.

PODPORA, VZDRŽEVANJE IN RAZPOLOŽLJIVOST

Tehnična podpora

Ponudnik zagotavlja osnovno tehnično podporo v svojem običajnem delovnem času prek kontaktov, objavljenih na spletni strani.

Podpora obsega predvsem:

• pomoč pri uporabi aplikacije;

• prijavo in odpravo napak;

• pomoč pri osnovnih nastavitvah;

• pojasnila glede funkcionalnosti in

• druge naloge, ki jih Ponudnik določi kot del osnovne podpore.

Podpora ne vključuje:

• podpore za naprave, omrežje ali programsko opremo Naročnika;

• pravnega ali kadrovskega svetovanja;

• ročnega urejanja večjega števila podatkov;

• razvoja posebnih funkcionalnosti;

• integracij, ki niso del standardne storitve;

• obiska na lokaciji Naročnika ali

• storitev zunaj običajnega obsega podpore.

Takšne storitve se lahko dogovorijo in obračunajo posebej.

Razpoložljivost storitve

Ponudnik si prizadeva zagotavljati zanesljivo in neprekinjeno delovanje storitve, vendar ne zagotavlja neprekinjene stoodstotne razpoložljivosti, razen če je v posebni pogodbi dogovorjen SLA.

Storitev je lahko začasno nedostopna zaradi:

• rednega ali izrednega vzdrževanja;

• posodobitev;

• odpravljanja varnostnih ranljivosti;

• napak ponudnikov infrastrukture;

• težav z internetnimi ali telekomunikacijskimi povezavami;

• kibernetskega napada;

• višje sile ali

• drugih okoliščin, ki jih Ponudnik kljub razumnim ukrepom ne more preprečiti.

Ponudnik si prizadeva načrtovana vzdrževalna dela, ki lahko pomembneje vplivajo na uporabo, sporočiti vnaprej.

Napake

Naročnik mora napako prijaviti brez nepotrebnega odlašanja in posredovati dovolj informacij za njeno razumevanje in reprodukcijo.

Ponudnik določi prioriteto odprave glede na:

• vpliv na delovanje;

• število prizadetih uporabnikov;

• obstoj začasne rešitve;

• varnostno tveganje in

• tehnično zahtevnost.

Ponudnik ne odgovarja za napako, ki je posledica:

• nepravilne uporabe;

• neustrezne naprave;

• zastarelega ali nepodprtega brskalnika oziroma operacijskega sistema;

• internetne povezave;

• spremembe, ki je Ponudnik ni izvedel ali odobril;

• storitve tretje osebe ali

• ravnanja Naročnika oziroma uporabnika.

Varnostne kopije

Ponudnik izvaja razumne varnostne kopije in ukrepe za obnovitev storitve.

Varnostne kopije so namenjene obnovitvi storitve po tehnični napaki ali incidentu in niso nadomestilo za zakonsko arhiviranje dokumentacije Naročnika.

Naročnik mora redno izvažati oziroma arhivirati podatke, kadar:

• mora zagotoviti trajno hrambo;

• jih potrebuje po prenehanju naročnine;

• jih potrebuje v drugem informacijskem sistemu ali

• je izvoz potreben zaradi njegove notranje politike.

Ponudnik ne jamči, da je mogoče iz varnostne kopije obnoviti vsako posamično izbrisano spremembo ali uporabniško dejanje.

PODATKI NAROČNIKA

Lastništvo podatkov

Naročnik ohrani vse pravice do svojih podatkov.

Ponudnik ne pridobi lastninske pravice nad podatki Naročnika.

Naročnik Ponudniku zagotavlja omejeno pravico do uporabe podatkov izključno v obsegu, potrebnem za:

• zagotavljanje storitve;

• tehnično podporo;

• varnost;

• izdelavo varnostnih kopij;

• izvajanje dokumentiranih navodil Naročnika in

• izpolnjevanje zakonskih obveznosti Ponudnika.

Anonimizirani podatki

Ponudnik lahko uporablja nepovratno anonimizirane in združene statistične podatke za:

• izboljšanje storitve;

• spremljanje delovanja;

• razvoj funkcionalnosti;

• statistično analizo in

• načrtovanje kapacitet.

Takšni podatki ne smejo omogočati določitve Naročnika, zaposlenega ali drugega posameznika.

Ponudnik osebnih podatkov Naročnika ne uporablja za oglaševanje, prodajo podatkov, profiliranje za lastne namene ali učenje splošnih modelov umetne inteligence brez ločene ustrezne pravne podlage in dogovora.

Izvoz podatkov

Naročnik lahko med aktivnim naročniškim obdobjem uporablja standardne funkcije izvoza, ki jih omogoča EasyReg.

Ponudnik ni dolžan brezplačno izdelati posebnega izvoza, prilagojene migracije ali pretvorbe podatkov, ki ni del standardne funkcionalnosti.

Poseben izvoz, migracija ali pomoč pri prenosu se lahko obračuna po veljavnem ceniku oziroma ponudbi.

Naročnik mora pred prenehanjem naročnine preveriti:

• ali je izvoz izvedel;

• ali so izvoženi podatki popolni;

• ali jih lahko odpre in uporabi ter

• ali je zagotovil zakonsko zahtevano hrambo.

Podatki po prenehanju naročnine

Naročnik mora pred prenehanjem naročnine izvoziti podatke, ki jih želi oziroma mora hraniti.

Po prenehanju naročnine lahko Ponudnik Naročniku omeji ali onemogoči dostop do storitve in podatkov.

Ponudnik po prenehanju storitve podatke na podlagi navodila Naročnika:

• vrne oziroma omogoči njihov izvoz;

• izbriše ali

• nepovratno anonimizira,

razen če mora posamezne podatke hraniti na podlagi zakona.

Če Naročnik ne poda posebnega navodila in podatkov ne izvozi, lahko Ponudnik podatke izbriše v okviru svojih rednih tehničnih in organizacijskih postopkov.

Morebitne kopije podatkov v varnostnih kopijah se odstranijo v okviru rednega cikla zamenjave oziroma brisanja varnostnih kopij.

Podatki, ki se začasno še nahajajo v varnostnih kopijah:

• se ne uporabljajo za redno poslovanje;

• so dostopni samo pooblaščenim osebam;

• se uporabijo samo zaradi obnove sistema, varnostnega incidenta ali zakonske obveznosti ter

• se po morebitni obnovitvi ponovno vključijo v postopek izbrisa.

Ponudnik lahko podatke o računih, plačilih, pogodbenem razmerju, podpori in poslovni komunikaciji hrani v rokih, ki jih določajo veljavni predpisi.

INTELEKTUALNA LASTNINA

Pravice Ponudnika

EasyReg, njegova izvorna koda, podatkovni model, grafični elementi, dokumentacija, znamke, ime, logotipi, besedila in druge sestavine so last Ponudnika oziroma njegovih licencodajalcev.

Naročnik pridobi omejeno, neizključno, neprenosljivo in časovno omejeno pravico do uporabe storitve v času veljavne naročnine.

Naročnik ne sme:

• kopirati ali distribuirati aplikacije;

• izvajati povratnega inženirstva;

• dekompilirati ali poskušati pridobiti izvorne kode;

• odstranjevati oznak intelektualne lastnine;

• omogočiti uporabe storitve tretjim osebam zunaj svoje organizacije ali

• ustvarjati konkurenčne storitve z neupravičenim kopiranjem EasyRega.

Navedeno ne omejuje pravic, ki jih ni mogoče pogodbeno izključiti.

Predlogi in povratne informacije

Če Naročnik Ponudniku prostovoljno posreduje idejo, predlog ali povratno informacijo, jo lahko Ponudnik brez dodatnega plačila uporabi za izboljšanje storitve, če pri tem ne razkrije zaupnih podatkov Naročnika.

ZAUPNOST

Zaupne informacije

Vsaka stranka mora varovati zaupne informacije druge stranke.

Za zaupne informacije se štejejo predvsem:

• poslovne skrivnosti;

• nejavni tehnični podatki;

• varnostne informacije;

• poslovni načrti;

• cenovne in pogodbene informacije;

• podatki uporabnikov;

• osebni podatki ter

• informacije, za katere je glede na okoliščine razumno pričakovati, da so zaupne.

Zaupne informacije se smejo uporabljati samo za izvajanje pogodbenega razmerja.

Obveznost zaupnosti ne velja za informacije, ki:

• so javno znane brez kršitve pogodbe;

• jih je prejemnik zakonito poznal že prej;

• jih je zakonito prejel od tretje osebe;

• jih je samostojno razvil brez uporabe zaupnih informacij ali

• jih mora razkriti na podlagi zakona oziroma odločbe pristojnega organa.

Obveznost zaupnosti velja tudi po prenehanju pogodbenega razmerja.

ZAČASNA OMEJITEV IN PRENEHANJE

Začasnaomejitev dostopa

Ponudnik lahko začasno omeji dostop, če:

• Naročnik ne poravna zapadlih obveznosti;

• obstaja utemeljen sum varnostne ogroženosti;

• je račun zlorabljen;

• uporaba ogroža delovanje storitve;

• Naročnik huje krši te pogoje;

• to zahteva pristojni organ ali

• je omejitev potrebna zaradi zaščite podatkov ali drugih uporabnikov.

Kadar je mogoče in smiselno, Ponudnik Naročnika predhodno opozori in mu omogoči odpravo kršitve.

V nujnem varnostnem primeru lahko Ponudnik ukrepa takoj.

Odpoved naročnine

Naročnik lahko naročnino odpove kadarkoli.

Odpoved začne učinkovati najpozneje z iztekom že plačanega naročniškega obdobja, razen če se stranki dogovorita drugače.

Že plačani zneski se praviloma ne vračajo.

Naročnik mora pred prenehanjem naročnine izvoziti podatke, ki jih želi oziroma mora hraniti.

Odpoved zaradi kršitve

Vsaka stranka lahko pogodbeno razmerje odpove zaradi bistvene kršitve druge stranke, če kršitev ni odpravljena v razumnem roku po pisnem opozorilu.

Rok za odpravo praviloma znaša osem dni, razen če:

• kršitve ni mogoče odpraviti;

• gre za namerno zlorabo;

• gre za resno varnostno tveganje;

• nadaljevanje ni dopustno po zakonu ali

• okoliščine zahtevajo takojšnje prenehanje.

Ponudnik lahko pogodbo takoj odpove v primeru:

• namernega poseganja v varnost sistema;

• uporabe storitve za nezakonite namene;

• ponavljajočega se neplačevanja;

• posredovanja dostopa nepooblaščenim tretjim osebam;

• kršitve pravic intelektualne lastnine ali

• ravnanja, ki povzroča resno škodo Ponudniku ali drugim uporabnikom.

Prenehanje zagotavljanja storitve

Ponudnik lahko preneha zagotavljati EasyReg ali posamezno pomembno funkcionalnost.

Če Ponudnik trajno preneha zagotavljati celotno plačljivo storitev pred koncem plačanega obdobja, bo Naročnika praviloma obvestil najmanj 30 dni vnaprej ter mu:

• omogočil izvoz podatkov in

• vrnil sorazmeren del vnaprej plačane naročnine za neizkoriščeno obdobje.

Navedeno ne velja, če je prenehanje posledica kršitve Naročnika, višje sile, zakonske prepovedi ali druge okoliščine, za katero Ponudnik ne odgovarja.

ODGOVORNOST

Odgovornost Naročnika

Naročnik odgovarja za:

• vsebino in zakonitost vnesenih podatkov;

• pravilnost evidenc;

• uporabniške nastavitve;

• dodeljene pravice;

• dejanja administratorjev in uporabnikov;

• obveščanje zaposlenih;

• uporabo lokacije;

• uporabo zasebnih naprav;

• odločitve, sprejete na podlagi podatkov;

• pravočasen izvoz in arhiviranje ter

• izpolnjevanje delovnopravnih in drugih obveznosti.

Naročnik mora Ponudniku povrniti škodo in razumne stroške, ki nastanejo zaradi zahtevka tretje osebe, ki je neposredna posledica nezakonitih navodil, podatkov ali ravnanja Naročnika, razen v delu, v katerem je škodo povzročil Ponudnik.

Omejitev odgovornosti Ponudnika

Ponudnik odgovarja za neposredno škodo, ki jo povzroči s kršitvijo svojih pogodbenih obveznosti, v obsegu, določenem z veljavno zakonodajo in temi pogoji.

Ponudnik ne odgovarja za:

• izgubljeni dobiček;

• izgubljene poslovne priložnosti;

• izgubo ugleda;

• posredno ali posledično škodo;

• ravnanje zaposlenih Naročnika;

• nepravilne podatke, ki jih vnese Naročnik;

• pravne ali obračunske odločitve Naročnika;

• nezakonito uporabo lokacije;

• izpad interneta ali opreme Naročnika;

• motnje storitev tretjih oseb;

• izgubo podatkov, ki je posledica navodila ali dejanja Naročnika;

• podatke, ki jih Naročnik ni pravočasno izvozil, ali

• uporabo storitve v nasprotju z navodili.

Skupna odškodninska odgovornost Ponudnika iz vseh zahtevkov, nastalih v posameznem dvanajstmesečnem obdobju, je omejena na skupni znesek naročnine, ki jo je Naročnik dejansko plačal Ponudniku v dvanajstih mesecih pred nastankom škodnega dogodka.

Če je Naročnik storitev uporabljal manj kot dvanajst mesecev, je odgovornost omejena na dejansko plačani znesek.

Omejitve odgovornosti ne veljajo:

• za škodo, povzročeno namenoma ali iz hude malomarnosti;

• kadar odgovornosti po zakonu ni mogoče omejiti;

• za obveznost varovanja zaupnosti, kadar bi bila omejitev v nasprotju s prisilnimi predpisi, ali

• za druge primere, za katere zakon določa neomejeno odgovornost.

Dolžnost zmanjševanja škode

Stranka, ki ugotovi možnost nastanka škode, mora sprejeti razumne ukrepe za njeno preprečitev oziroma zmanjšanje in o relevantnih okoliščinah brez nepotrebnega odlašanja obvestiti drugo stranko.

VIŠJA SILA

Višja sila

Stranka ne odgovarja za neizpolnitev ali zamudo, ki je posledica okoliščin zunaj njenega razumnega nadzora, ki jih ni mogla preprečiti, odpraviti ali se jim izogniti.

Takšne okoliščine vključujejo zlasti:

• naravne nesreče;

• požar;

• vojno;

• teroristični napad;

• epidemijo;

• izpad električne energije;

• obsežen izpad interneta;

• napad na informacijsko infrastrukturo;

• ukrep državnega organa;

• stavko pri ključnem zunanjem izvajalcu ali

• odpoved kritične infrastrukture.

Prizadeta stranka mora drugo stranko obvestiti in si razumno prizadevati za nadaljevanje izvajanja obveznosti.

SPREMEMBE POGOJEV IN PRENOS POGODBE

Spremembe splošnih pogojev

Ponudnik lahko te splošne pogoje spremeni zaradi:

• spremembe zakonodaje;

• spremembe storitve;

• varnostnih razlogov;

• spremembe poslovnega modela;

• spremembe infrastrukture;

• spremembe načina obračuna ali

• drugih utemeljenih razlogov.

Aktualna različica se objavi na spletni strani Ponudnika z oznako različice in datumom začetka veljavnosti.

O bistvenih spremembah, ki pomembno vplivajo na pravice ali obveznosti Naročnika, Ponudnik Naročnika praviloma obvesti najmanj 15 dni pred začetkom uporabe.

Če Naročnik bistvene spremembe ne sprejme, lahko pred začetkom njihove veljavnosti odpove naročnino. Odpoved začne učinkovati najpozneje ob koncu že plačanega obdobja, razen če bi sprememba začela veljati prej in bistveno posegla v plačano storitev.

Nadaljnja uporaba storitve oziroma plačilo naslednjega računa po začetku veljavnosti sprememb pomeni sprejem spremenjenih pogojev.

Spremembe, ki so nujne zaradi zakona, varnosti ali preprečitve zlorabe, lahko začnejo veljati prej.

Prenos pogodbenega razmerja

Naročnik vnaprej soglaša, da lahko Ponudnik pogodbeno razmerje, vključno s pravicami, obveznostmi in pogodbeno obdelavo osebnih podatkov, prenese na:

• povezano družbo;

• pravnega naslednika;

• družbo, ki prevzame produkt EasyReg;

• kupca poslovne celote ali

• drugo pravno osebo, ki zagotovi bistveno enakovredno nadaljevanje storitve in obveznosti varstva podatkov.

Ponudnik bo Naročnika o prenosu praviloma obvestil najmanj 15 dni pred začetkom učinkovanja prenosa.

Obvestilo mora vsebovati podatke novega ponudnika in datum prenosa.

Če ima Naročnik utemeljen razlog, povezan z varstvom podatkov, varnostjo ali bistvenim poslabšanjem njegovega položaja, lahko v osmih dneh poda obrazložen ugovor.

Stranki si bosta prizadevali ugovor rešiti. Če rešitve ni mogoče doseči, lahko Naročnik pogodbo odpove z učinkom na datum prenosa. V tem primeru se mu povrne sorazmeren del že plačane naročnine za obdobje po prenehanju.

Nadaljnja uporaba storitve ali plačilo računa novega ponudnika po datumu prenosa pomeni dodatno potrditev soglasja k prenosu.

Naročnik svojih pravic in obveznosti ne sme prenesti na tretjo osebo brez predhodnega pisnega soglasja Ponudnika, razen v primeru univerzalnega pravnega nasledstva.

OBVESTILA IN KONČNE DOLOČBE

Elektronska komunikacija

Stranki soglašata, da se komunikacija izvaja elektronsko.

Obvestila se lahko pošiljajo:

• na elektronski naslov Naročnika;

• administratorju Naročnika;

• prek aplikacije;

• na elektronski naslov Ponudnika ali

• na drug dogovorjen način.

Naročnik mora zagotoviti ažurnost svojih kontaktnih podatkov.

Elektronska sporočila, sistemski dnevniki, zapisi o sprejemu pogojev, računi in podatki o uporabi se lahko uporabljajo kot dokaz pogodbenega razmerja in komunikacije.

Delna neveljavnost

Če je posamezna določba teh pogojev neveljavna ali neizvršljiva, to ne vpliva na veljavnost drugih določb.

Neveljavna določba se nadomesti z veljavno določbo, ki se po namenu in gospodarskem učinku najbolj približa prvotni določbi.

Opustitev uveljavljanja pravice

Če stranka posamezne pravice ne uveljavi takoj, to ne pomeni, da se ji odpoveduje.

Veljavno pravo in pristojnost

Za pogodbeno razmerje se uporablja pravo Republike Slovenije.

Stranki si bosta prizadevali spore reševati sporazumno.

Če sporazumna rešitev ni mogoča, je za odločanje pristojno stvarno pristojno sodišče po sedežu Ponudnika, razen če prisilni predpis določa drugače.

POGODBENA OBDELAVA OSEBNIH PODATKOV – DPA

Vključitev DPA

To poglavje skupaj s Prilogo A in Prilogo B predstavlja pogodbo o obdelavi osebnih podatkov po 28. členu Splošne uredbe o varstvu podatkov.

DPA je sestavni del pogodbenega razmerja in ne zahteva ločenega podpisa.

DPA začne veljati, ko Naročnik Ponudniku prvič omogoči dostop do osebnih podatkov oziroma začne osebne podatke obdelovati v EasyRegu, tudi med brezplačnim preizkusom.

Vloge pogodbenih strank

Pri osebnih podatkih zaposlenih, pogodbenih sodelavcev in drugih oseb, ki jih Naročnik vnese v EasyReg:

• je Naročnik upravljavec osebnih podatkov;

• je Ponudnik pogodbeni obdelovalec osebnih podatkov.

Naročnik sam določa namene in bistvena sredstva obdelave.

Ponudnik obdeluje osebne podatke samo za zagotavljanje storitve in po dokumentiranih navodilih Naročnika.

Pri podatkih o kontaktnih osebah Naročnika, računih, plačilih, prodaji, podpori, pogodbeni komunikaciji in varnostnih dnevnikih lastnih sistemov lahko Ponudnik nastopa kot samostojni upravljavec. Takšna obdelava je podrobneje opisana v Politiki zasebnosti Ponudnika.

Dokumentirana navodila

Ponudnik obdeluje osebne podatke samo:

• v skladu s temi pogoji;

• na podlagi nastavitev in dejanj pooblaščenih uporabnikov;

• na podlagi zahtev za podporo;

• na podlagi drugih dokumentiranih navodil Naročnika ali

• kadar obdelavo zahteva veljavni predpis.

Za dokumentirana navodila se štejejo tudi:

• konfiguracija storitve;

• vnos in sprememba podatkov;

• dodelitev uporabniških pravic;

• uporaba funkcij;

• elektronska sporočila;

• zahtevki za podporo ter

• dejanja administratorja Naročnika.

Če mora Ponudnik podatke obdelati na podlagi zakona, bo Naročnika o zahtevi predhodno obvestil, razen če zakon takšno obvestilo prepoveduje.

Če Ponudnik meni, da navodilo Naročnika krši predpise o varstvu osebnih podatkov, ga bo o tem obvestil in lahko izvajanje navodila začasno zadrži do pojasnitve.

Obveznosti Naročnika kot upravljavca

Naročnik zagotavlja, da:

• ima za obdelavo ustrezno pravno podlago;

• je posameznikom zagotovil potrebne informacije;

• so njegova navodila zakonita;

• v sistem ne vnaša čezmernih podatkov;

• je uporabo lokacije ustrezno utemeljil;

• je določil roke hrambe;

• je omejil dostopne pravice;

• pravočasno obravnava zahteve posameznikov in

• izpolnjuje druge obveznosti upravljavca.

Ponudnik ni odgovoren za nezakonita navodila Naročnika, če je Naročnika na očitno tveganje opozoril oziroma če Ponudnik za nezakonitost ni vedel in je razumno ni mogel ugotoviti.

Zaupnost oseb

Ponudnik zagotovi, da so osebe, ki imajo dostop do osebnih podatkov:

• ustrezno pooblaščene;

• seznanjene z obveznostmi varstva podatkov;

• zavezane k zaupnosti in

• imajo dostop samo v obsegu svojih nalog.

Obveznost zaupnosti velja tudi po prenehanju njihovega dela ali sodelovanja.

Varnost obdelave

Ponudnik izvaja tehnične in organizacijske ukrepe, primerne tveganju, naravi obdelave in razpoložljivi tehnologiji.

Ukrepi so splošno opisani v Prilogi B.

Ponudnik lahko ukrepe spreminja in izboljšuje, če se splošna raven varnosti s tem ne zmanjša.

Naročnik je odgovoren za varnost svojih:

• uporabniških računov;

• naprav;

• lokalnih omrežij;

• internetnih povezav;

• izvozov;

• gesel ter

• uporabniških pravic.

Pod obdelovalci

Naročnik daje Ponudniku splošno pisno dovoljenje za uporabo podobdelovalcev.

Ponudnik lahko uporablja podobdelovalce zlasti za:

• gostovanje in infrastrukturo;

• hrambo in varnostne kopije;

• pošiljanje elektronske pošte;

• pošiljanje sporočil;

• monitoring in beleženje napak;

• tehnično podporo;

• komunikacijske storitve ter

• druge funkcije, potrebne za zagotavljanje EasyRega.

Aktualni seznam podobdelovalcev je objavljen na spletni strani Ponudnika oziroma je Naročniku na voljo na zahtevo.

Ponudnik bo Naročnika o nameravani vključitvi novega podobdelovalca ali zamenjavi obstoječega praviloma obvestil najmanj 15 dni vnaprej.

Naročnik lahko v osmih dneh poda obrazložen ugovor, ki mora temeljiti na utemeljenem tveganju za varstvo osebnih podatkov.

Stranki si bosta prizadevali najti primerno rešitev.

Če Ponudnik brez nesorazmernih stroškov ali tehničnih posledic ugovoru ne more ugoditi, lahko:

• ne omogoči funkcionalnosti, ki zahteva spornega podobdelovalca;

• predlaga alternativno rešitev ali

• odpove prizadeti del storitve.

Če zaradi vključitve podobdelovalca preneha celotna plačljiva storitev, se Naročniku vrne sorazmeren del predplačane naročnine za neizkoriščeno obdobje.

Ponudnik s podobdelovalcem sklene ustrezen pogodbeni dogovor in ostane Naročniku odgovoren za izpolnjevanje obveznosti podobdelovalca v skladu z veljavno zakonodajo.

Zahteve posameznikov

Če Ponudnik prejme zahtevo posameznika, ki se nanaša na podatke, obdelovane v imenu Naročnika, bo:

• posameznika praviloma usmeril na Naročnika;

• zahtevo posredoval Naročniku ali

• ukrepal po dokumentiranem navodilu Naročnika.

Ponudnik ob upoštevanju narave obdelave Naročniku z razumnimi tehničnimi in organizacijskimi ukrepi pomaga pri:

• dostopu;

• popravku;

• omejitvi;

• izbrisu;

• izvozu oziroma prenosljivosti in

• drugih pravicah posameznikov.

Če zahteva pomoč, ki presega standardne funkcionalnosti ali običajno podporo, lahko Ponudnik takšno pomoč obračuna po predhodni ponudbi, razen če je pomoč potrebna zaradi kršitve, za katero odgovarja Ponudnik.

Varnostni incidenti

Ponudnik Naročnika o ugotovljeni kršitvi varstva osebnih podatkov, ki se nanaša na podatke Naročnika, obvesti brez nepotrebnega odlašanja.

Obvestilo glede na razpoložljive informacije vsebuje:

• opis narave incidenta;

• kategorije prizadetih podatkov;

• približno število prizadetih oseb ali zapisov;

• možne posledice;

• izvedene oziroma predlagane ukrepe in

• kontakt za nadaljnje informacije.

Če vseh informacij ni mogoče zagotoviti takoj, jih Ponudnik posreduje postopoma.

Ponudnik obvestila ne šteje kot priznanje odgovornosti.

Naročnik je odgovoren za presojo, ali mora incident prijaviti nadzornemu organu ali posameznikom, Ponudnik pa mu pri tem razumno pomaga.

Pomoč pri skladnosti

Ponudnik ob upoštevanju narave obdelave in informacij, ki so mu na voljo, Naročniku razumno pomaga pri:

• varnosti obdelave;

• obravnavanju incidentov;

• oceni tveganj;

• oceni učinka na varstvo osebnih podatkov;

• predhodnem posvetovanju z nadzornim organom in

• dokazovanju skladnosti.

Naročnik ostaja odgovoren za izvedbo svojih zakonskih presoj in odločitev.

Nestandardna pomoč, obsežne presoje, posebna poročila ali sodelovanje z zunanjimi svetovalci se lahko obračunajo po predhodnem dogovoru, razen kadar so potrebni zaradi kršitve Ponudnika.

Revizije

Ponudnik Naročniku na zahtevo zagotovi razpoložljive informacije, potrebne za dokazovanje izpolnjevanja obveznosti pogodbene obdelave.

Prednost imajo:

• dokumentacija;

• vprašalniki;

• poročila;

• opis varnostnih ukrepov;

• potrdila in

• oddaljeni pregled.

Naročnik lahko zahteva dodatno revizijo največ enkrat v dvanajstih mesecih, razen:

• po pomembnem incidentu;

• na zahtevo nadzornega organa ali

• ob utemeljenem sumu bistvene kršitve.

Revizija se izvede:

• na podlagi najmanj 30-dnevnega predhodnega obvestila;

• med običajnim delovnim časom;

• brez nepotrebnega poseganja v poslovanje;

• ob spoštovanju zaupnosti;

• brez dostopa do podatkov drugih naročnikov in

• v obsegu, potrebnem za preveritev skladnosti.

Naročnik krije razumne stroške revizije, razen če revizija pokaže bistveno kršitev Ponudnika.

Revizor ne sme biti neposredni konkurent Ponudnika in mora biti zavezan k zaupnosti.

Prenosi v tretje države

Ponudnik si prizadeva, da se osebni podatki primarno obdelujejo v Evropskem gospodarskem prostoru.

Če se osebni podatki prenesejo izven Evropskega gospodarskega prostora, Ponudnik zagotovi ustrezen mehanizem, kot je:

• sklep o ustreznosti;

• standardne pogodbene klavzule;

• druga zakonsko dovoljena zaščita ali

• izjema, ki jo dovoljuje veljavna zakonodaja.

Informacije o lokaciji podobdelovalcev in prenosih so dostopne na aktualnem seznamu podobdelovalcev oziroma na zahtevo.

Vračilo in izbris osebnih podatkov

Po prenehanju zagotavljanja storitve Ponudnik v skladu z izbiro oziroma dokumentiranim navodilom Naročnika osebne podatke:

• vrne oziroma omogoči njihov izvoz;

• izbriše ali

• nepovratno anonimizira,

razen če veljavni predpis zahteva nadaljnjo hrambo.

Če Naročnik ne poda posebnega navodila, lahko Ponudnik po prenehanju storitve osebne podatke izbriše v okviru svojih rednih tehničnih postopkov.

Izbris iz varnostnih kopij se izvede v okviru njihovega rednega cikla zamenjave oziroma brisanja. Do takrat so podatki zaščiteni, ločeni od redne uporabe in se obdelujejo samo zaradi varnosti, obnove sistema ali izpolnitve zakonske obveznosti.

Naročnik je odgovoren, da pred prenehanjem storitve izvozi in ustrezno shrani podatke, ki jih mora hraniti na podlagi delovnopravnih, računovodskih ali drugih predpisov.

Odgovornost pri obdelavi osebnih podatkov

Vsaka stranka odgovarja za svoje kršitve predpisov o varstvu osebnih podatkov.

Naročnik odgovarja zlasti za:

• pravno podlago;

• preglednost in obveščanje;

• zakonitost navodil;

• pravilnost podatkov;

• uporabo lokacije;

• roke hrambe in

• odločitve o pravicah zaposlenih.

Ponudnik odgovarja zlasti za:

• ravnanje v nasprotju z zakonitimi dokumentiranimi navodili;

• kršitev svojih neposrednih obveznosti kot obdelovalec;

• neustrezno varovanje podatkov v delu, za katerega je odgovoren, ter

• uporabo podatkov za lastne nezdružljive namene.

Pogodbene omejitve odgovornosti ne omejujejo pravic posameznikov ali pooblastil nadzornih organov po veljavni zakonodaji.

Prednost določb DPA

Če pride do neskladja med splošnim delom teh pogojev in določbami tega poglavja glede pogodbene obdelave osebnih podatkov, imajo glede obdelave osebnih podatkov prednost določbe DPA.

PRILOGA A: OPIS OBDELAVE OSEBNIH PODATKOV

A.1 Predmet obdelave

Zagotavljanje spletne in mobilne storitve EasyReg, vključno z:

• gostovanjem;

• shranjevanjem;

• prikazom;

• urejanjem;

• izračuni;

• poročili;

• izvozom;

• tehnično podporo;

• varnostnimi kopijami;

• monitoringom;

• odpravljanjem napak in

• drugimi dogovorjenimi funkcionalnostmi.

A.2 Trajanje obdelave

Obdelava traja:

• v času brezplačnega preizkusa;

• v času aktivne naročnine;

• v dogovorjenem obdobju po prenehanju;

• v času rotacije varnostnih kopij in

• dlje samo, če to zahteva zakon ali pravni postopek.

A.3 Narava obdelave

Obdelava lahko vključuje:

• zbiranje;

• beleženje;

• organiziranje;

• strukturiranje;

• shranjevanje;

• vpogled;

• spreminjanje;

• izračunavanje;

• pridobivanje;

• posredovanje po navodilu Naročnika;

• omejevanje;

• izvoz;

• arhiviranje;

• anonimizacijo in

• izbris.

A.4 Nameni obdelave

Nameni so določeni s strani Naročnika in vključujejo predvsem:

• evidenco delovnega časa;

• evidenco prihodov in odhodov;

• evidenco prisotnosti in odsotnosti;

• upravljanje zahtevkov;

• obračun ur;

• poročanje;

• lokacijsko evidentiranje posameznih dogodkov;

• organizacijo dela;

• zagotavljanje vpogleda uporabnikom in

• izpolnjevanje delovnopravnih obveznosti Naročnika.

A.5 Kategorije posameznikov

• zaposleni;

• nekdanji zaposleni;

• pogodbeni sodelavci;

• študenti;

• osebe na usposabljanju;

• druge osebe, vključene v evidenco;

• administratorji;

• vodje in nadrejene osebe;

• kontaktne osebe Naročnika.

A.6 Vrste osebnih podatkov

• ime in priimek;

• uporabniška oznaka;

• kontaktni podatki;

• organizacijska enota;

• delovno mesto;

• pogodbeni obseg delovnega časa;

• razpored;

• datum in čas dogodka;

• vrsta dogodka;

• prihod in odhod;

• opravljene in neopravljene ure;

• saldo;

• nadurno delo;

• odsotnosti;

• oznaka vrste odsotnosti;

• zahtevki in odobritve;

• komentarji;

• priloge;

• lokacija naprave ob dogodku;

• naslov IP;

• podatki o napravi, aplikaciji in seji;

• revizijske sledi;

• podatki o popravkih in

• drugi podatki, ki jih Naročnik vnese v storitev.

A.7 Posebne vrste podatkov

Storitev ni namenjena shranjevanju diagnoz ali podrobnih zdravstvenih informacij.

Glede na način uporabe lahko vsebuje omejene podatke, iz katerih je razvidna zdravstvena odsotnost ali druga posebna kategorija podatka.

Naročnik je odgovoren za zakonitost in omejitev takšne obdelave.

 

PRILOGA B: SPLOŠNI TEHNIČNI IN ORGANIZACIJSKI UKREPI

Ponudnik glede na tveganja in naravo storitve izvaja zlasti naslednje kategorije ukrepov:

B.1 Upravljanje dostopa

• osebni uporabniški računi;

• uporabniške vloge;

• omejevanje dostopa;

• načelo najmanjših pravic;

• postopki dodelitve in ukinitve dostopov;

• omejen administratorski dostop.

B.2 Zaščita prijavnih podatkov

• ustrezno varovanje gesel;

• zaščiteni postopki prijave;

• možnost ponastavitve gesla;

• zaščita pred nepooblaščenimi prijavami;

• beleženje relevantnih varnostnih dogodkov.

B.3 Zaščita prenosa in infrastrukture

• zaščiten prenos podatkov prek sodobnih šifriranih povezav;

• varnostne nastavitve strežnikov;

• ločevanje okolij, kadar je primerno;

• logično ločevanje podatkov naročnikov;

• posodabljanje infrastrukture.

B.4 Varnostne kopije in razpoložljivost

• redne varnostne kopije;

• omejen dostop do kopij;

• postopki obnove;

• zaščita pred nenamernim izbrisom;

• spremljanje razpoložljivosti.

B.5 Beleženje in nadzor

• revizijske sledi pomembnih sprememb;

• tehnično beleženje napak;

• monitoring storitve;

• obravnavanje sumljivih dogodkov;

• omejena hramba dnevnikov.

B.6 Razvoj in vzdrževanje

• redno posodabljanje;

• odpravljanje ugotovljenih ranljivosti;

• nadzor sprememb;

• ločevanje razvojnih in produkcijskih postopkov, kadar je primerno;

• preverjanje sprememb pred objavo.

B.7 Organizacijski ukrepi

• pooblaščanje oseb;

• zavezanost k zaupnosti;

• omejen dostop do produkcijskih podatkov;

• postopki ob incidentih;

• postopki podpore;

• periodični pregled dostopov.

B.8 Brisanje in prenehanje

• postopki ukinitve uporabniških računov;

• postopki izbrisa podatkov;

• rotacija varnostnih kopij;

• omejitev uporabe podatkov po prenehanju;

• anonimizacija, kadar je ustrezna.

Ponudnik lahko ukrepe dopolnjuje ali spreminja skladno s tehnološkim razvojem, če se s tem ne zmanjša splošna raven varstva osebnih podatkov.

PRILOGA C: SEZNAM PODOBDELOVALCEV

Ponudnik za zagotavljanje storitve EasyReg uporablja naslednje podobdelovalce:

Podobdelovalec	Namen uporabe	Lokacija obdelave
Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Nemčija	Gostovanje aplikacije, podatkovnih baz, datotek, infrastrukture in varnostnih kopij	Nemčija oziroma druga lokacija znotraj Evropskega gospodarskega prostora, ki jo izbere Ponudnik
Avant.Si d.o.o. – NEOSERV, Slovenija	Gostovanje elektronske pošte ter pošiljanje in prejemanje elektronskih sporočil	Evropski gospodarski prostor

Podobdelovalci lahko osebne podatke obdelujejo samo v obsegu, potrebnem za izvajanje navedenih storitev.

Ponudnik z vsakim podobdelovalcem zagotovi ustrezno pogodbeno ureditev obdelave osebnih podatkov.

Ponudnik lahko seznam podobdelovalcev spremeni. O nameravani vključitvi novega podobdelovalca ali zamenjavi obstoječega bo Naročnika obvestil na kontaktni elektronski naslov oziroma prek storitve EasyReg pred začetkom spremembe in mu omogočil obrazložen ugovor v skladu s temi splošnimi pogoji.

Aktualni seznam podobdelovalcev je vedno objavljen v veljavni različici Splošnih pogojev uporabe EasyReg.