Izdajanje računov v papirni obliki in pošiljanje PDF-datotek po elektronski pošti je za številna podjetja še vedno nekaj povsem običajnega. Toda to se bo kmalu spremenilo. S 1. januarjem 2028 bo v Sloveniji začela veljati obvezna izmenjava elektronskih računov med poslovnimi subjekti. Sprememba bo vplivala na podjetja, samostojne podjetnike in druge, ki opravljajo dejavnost.

Namen nove ureditve je poenotiti način izmenjave računov, zmanjšati administrativno delo in omogočiti več avtomatizacije pri poslovanju. Čeprav je do začetka uporabe zakona še nekaj časa, je smiselno, da se podjetja na spremembe začnejo pripravljati že zdaj.

Kaj prinaša obvezno izdajanje elektronskih računov?

Državni zbor je oktobra 2025 sprejel Zakon o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov (ZIERDED). Zakon določa, da bo od 1. januarja 2028 elektronska izmenjava računov obvezna pri medsebojnem poslovanju poslovnih subjektov v Sloveniji.

Obveznost bo veljala za poslovne subjekte, vpisane v Poslovni register Slovenije, ter za fizične osebe, ki opravljajo dejavnost. To pomeni, da se sprememba ne nanaša samo na velika podjetja, temveč tudi na manjša podjetja in samostojne podjetnike.

Pri domačem poslovanju med podjetji papirni računi ne bodo več dovoljeni. Enako bo veljalo za račune, ki jih podjetje izda drugemu podjetju in jih pošlje zgolj kot PDF-prilogo po elektronski pošti.

PDF-račun ni enako kot elektronski račun

Ena najpomembnejših stvari, ki jih morajo podjetja razumeti, je razlika med običajnim računom v elektronski obliki in pravim e-računom.

Račun v PDF-obliki je sicer mogoče poslati po elektronski pošti, vendar ne gre za strukturiran elektronski račun. Podatki v njem so namenjeni predvsem branju, računovodski program pa jih ne more vedno samodejno prepoznati in obdelati.

Pravi e-račun je strukturiran elektronski dokument, najpogosteje v obliki XML. Vsebuje podatke o izdajatelju, prejemniku, postavkah, davkih in zneskih v standardizirani obliki. Tako lahko različni informacijski sistemi podatke izmenjujejo in obdelujejo brez ročnega prepisovanja.

To prinaša precej praktičnih prednosti. Računovodstvu ni treba vsakega računa ročno vnašati v program, zmanjša se možnost napak pri prepisovanju, podjetje pa ima boljši pregled nad prejetimi in izdanimi računi.

Koga bo nova obveznost zadevala?

Nova pravila bodo vplivala na večino podjetij, ki poslujejo z drugimi podjetji v Sloveniji. Med drugim bodo zajemala:

• družbe z omejeno odgovornostjo in delniške družbe,
• samostojne podjetnike,
• društva in druge poslovne subjekte, kadar opravljajo dejavnost in sodijo v zakonsko določeno področje uporabe,
• fizične osebe, ki opravljajo dejavnost.

Pomembno je poudariti, da obveznost velja za izmenjavo računov pri domačih dobavah blaga in storitev med poslovnimi subjekti. Ne pomeni pa, da bodo morali vsi računi v vseh okoliščinah od leta 2028 naprej nujno biti izdani v elektronski obliki.

Kaj pa računi za fizične osebe?

Pri poslovanju s končnimi potrošniki se pravila ne spreminjajo na enak način. Podjetje bo lahko potrošniku še naprej izdalo papirni račun.

Elektronski račun bo potrošniku poslalo, če se bosta o tem predhodno izrecno dogovorila. Potrošnik bo moral imeti možnost, da takšno soglasje prekliče in zahteva papirno obliko računa.

Kaj pa poslovanje s tujino?

Obvezna izmenjava po ZIERDED se nanaša na domače poslovanje med poslovnimi subjekti. Pri čezmejnem poslovanju s tujimi podjetji ta obveznost po tem zakonu ne velja na enak način. Elektronski računi se lahko uporabljajo tudi pri poslovanju s tujino, vendar je treba upoštevati pravila in dogovore, ki veljajo za posamezno državo oziroma poslovno razmerje.

Kako bodo podjetja pošiljala in prejemala e-račune?

Elektronski računi se ne bodo pošiljali kot običajne priponke v elektronski pošti. Izmenjava bo potekala prek ustreznih elektronskih poti, ki omogočajo varno in standardizirano pošiljanje ter prejemanje dokumentov.

Podjetja bodo lahko uporabljala različne načine izmenjave, med drugim ponudnike elektronskih poti, ki bodo izpolnjevali predpisane pogoje. Predvidena je tudi možnost uporabe omrežja PEPPOL, neposrednih povezav med poslovnimi sistemi in brezplačne rešitve Finančne uprave za manjše zavezance.

Zakon dopušča uporabo različnih standardov, če so izpolnjeni predpisani pogoji. Med pomembnejšimi je standard e-SLOG, uporabljajo pa se lahko tudi drugi ustrezni mednarodni standardi.

Za podjetja bo zato pomembno predvsem, da preverijo, ali njihov računovodski oziroma poslovni program podpira izmenjavo e-računov in ali se lahko poveže z ustreznim ponudnikom elektronske poti.

Ali bo treba e-račune pošiljati tudi na FURS?

Obvezna izmenjava e-računov sama po sebi ne pomeni, da bo treba vsak izdani ali prejeti račun sproti pošiljati Finančni upravi Republike Slovenije.

ZIERDED ureja predvsem način izmenjave elektronskih računov med poslovnimi subjekti. Ne uvaja splošnega sprotnega poročanja vseh izmenjanih e-računov FURS-u. Prav tako ne odpravlja obstoječih pravil glede davčnega potrjevanja računov.

Podjetja morajo zato še naprej upoštevati obstoječe davčne in računovodske obveznosti. Nova ureditev spreminja predvsem obliko in način izmenjave računov med poslovnimi subjekti.

Kaj naj podjetje uredi že pred letom 2028?

Čeprav se bo obveznost začela uporabljati šele januarja 2028, ni priporočljivo čakati do zadnjih mesecev. Prehod na elektronsko izmenjavo lahko zahteva prilagoditev programov, notranjih postopkov in sodelovanja z računovodstvom.

Najprej preverite, kako trenutno izdajate in prejemate račune. Če račune še vedno tiskate ali pošiljate kot PDF-priloge, boste morali poiskati ustrezno rešitev za strukturirano izmenjavo.

Nato se pogovorite z računovodskim servisom in ponudnikom poslovnega programa. Preverite, ali bo program podpiral zahtevane standarde, kako bo potekalo pošiljanje računov in kako boste prejemali račune svojih dobaviteljev. Pomembno je tudi, da se dogovorite, kdo bo v podjetju skrbel za prejemanje, pregledovanje in potrjevanje računov.

Manjša podjetja in samostojni podjetniki naj posebno pozornost namenijo stroškom. Pred izbiro rešitve je smiselno primerjati ponudnike, preveriti morebitne mesečne naročnine in ugotoviti, ali je izmenjava vključena v program, ki ga že uporabljajo.

Prednosti elektronskega poslovanja niso samo v izpolnjevanju zakona

Obvezna uvedba e-računov je lahko za podjetja tudi priložnost za izboljšanje poslovanja. Elektronska izmenjava namreč ne pomeni samo tega, da papir zamenjamo z datoteko.

Če so računi pravilno povezani z računovodskim ali poslovnim sistemom, se lahko številni postopki avtomatizirajo. Podatkov ni treba več ročno prepisovati, dokumenti so lažje dostopni, njihova obdelava pa je lahko hitrejša.

Podjetje lahko tako zmanjša administrativno delo, lažje spremlja obveznosti do dobaviteljev in ima boljši pregled nad izdanimi računi ter plačili. Največ koristi bodo imela podjetja, ki bodo elektronske račune povezala z drugimi digitalnimi postopki, namesto da bi jih obravnavala zgolj kot novo zakonsko obveznost.

Končni sklep

Obvezna izmenjava elektronskih računov od 1. januarja 2028 bo pomembna sprememba za slovensko gospodarstvo. Zadevala bo tako večja podjetja kot tudi samostojne podjetnike in manjše poslovne subjekte, ki poslujejo z drugimi podjetji v Sloveniji.

Najpomembnejše je, da podjetja pravočasno preverijo svoje računovodske in poslovne programe ter se dogovorijo o načinu izmenjave računov. PDF, poslan po elektronski pošti, ne bo več zadostoval za domače poslovanje med podjetji.

Podjetja, ki bodo prehod načrtovala pravočasno, bodo lažje izpolnila nove zahteve in hkrati izkoristila prednosti bolj urejenega, preglednega in avtomatiziranega poslovanja.