Načrtovanje delovnega časa je v številnih podjetjih še vedno precej ročno opravilo. Vodja pripravi razpored v Excelu, ga pošlje zaposlenim po elektronski pošti ali objavi na oglasni deski, nato pa se začnejo spremembe. Nekdo zboli, drugi potrebuje dopust, tretji želi zamenjati izmeno. Urnik je treba znova prilagoditi, obvestiti zaposlene in poskrbeti, da imajo vsi dostop do zadnje različice.

Takšen način dela lahko deluje v manjših ekipah, vendar postane z večjim številom zaposlenih, lokacij in različnih delovnih urnikov hitro nepregleden. Digitalizacija zato spreminja način, kako podjetja načrtujejo izmene, spremljajo prisotnost in organizirajo delovni čas.

Zakaj ročno načrtovanje izmen postaja problem?

Pri ročnem načrtovanju je največja težava v tem, da so informacije pogosto razpršene. Del razporeda je v Excelovi datoteki, spremembe se dogovarjajo po telefonu, odsotnosti pa se sporočajo neposredno nadrejenemu.

Ko se pojavi sprememba, mora nekdo preveriti, kdo lahko prevzame izmeno, ali ima zaposleni ustrezen počitek in ali je nova razporeditev skladna z dogovorjenim delovnim časom.

Pri majhnem številu zaposlenih to še ne predstavlja večje težave. V podjetju z več deset zaposlenimi pa lahko že ena nepričakovana odsotnost sproži precej usklajevanja.

Poleg tega obstaja nevarnost, da vsi zaposleni nimajo enakih informacij. Nekdo pogleda staro različico urnika, drugi spremembe sploh ne opazi, vodja pa mora dodatno preverjati, ali so vsi seznanjeni z novim razporedom.

Kako digitalno načrtovanje izmen poenostavi delo?

Digitalna orodja omogočajo, da podjetje razporede, odsotnosti in spremembe vodi na enem mestu. Namesto več različnih datotek ima vodja dostop do skupnega sistema, zaposleni pa lahko preverijo svoje delovne obveznosti.

Pri ustrezni programski rešitvi je mogoče razporede pripraviti vnaprej, jih prilagajati glede na potrebe podjetja in zaposlene pravočasno obveščati o spremembah.

Največja prednost je preglednost. Vodja lažje vidi, kdo je razporejen na delo, kje primanjkuje zaposlenih in kako so delovne obveznosti razdeljene med ekipo.

Digitalno načrtovanje je posebej koristno v dejavnostih, kjer se delovni čas pogosto spreminja, na primer v trgovini, gostinstvu, proizvodnji, logistiki in pri izvajanju storitev na različnih lokacijah.

Kaj se zgodi, ko zaposleni zboli ali potrebuje dopust?

Odsotnosti so eden najpogostejših razlogov za spremembe delovnih razporedov. Pri ročnem načinu mora vodja pogosto preveriti razpoložljivost drugih zaposlenih, jih kontaktirati in nato popraviti urnik.

Če podjetje uporablja digitalno rešitev, lahko odsotnosti spremlja na enem mestu. Tako ima vodja hitrejši pregled nad tem, kdo je na dopustu, kdo je odsoten zaradi bolezni in kateri zaposleni so na voljo za delo.

To še ne pomeni, da bo sistem samodejno rešil vsako kadrovsko težavo. Še vedno je treba upoštevati potrebe delovnega procesa, usposobljenost zaposlenih in zakonske omejitve. Vendar pa so podatki zbrani na enem mestu, zato je odločanje precej lažje.

Načrtovan delovni čas ni enako kot dejansko opravljene ure

Pri digitalizaciji je pomembno razumeti razliko med urnikom in evidenco delovnega časa.

Urnik prikazuje, kdaj naj bi zaposleni delali. Evidenca delovnega časa pa prikazuje, kdaj so dejansko začeli in končali delo, koliko ur so opravili ter katere odsotnosti so bile zabeležene.

Podjetje lahko ima zelo dobro pripravljen urnik, vendar to še ne pomeni, da ima urejeno tudi evidenco dejansko opravljenega delovnega časa.

Če zaposleni začne delati pozneje, ostane dlje ali se njegova izmena spremeni, mora biti dejansko opravljeni delovni čas ustrezno evidentiran. Prav tako je treba upoštevati zakonske zahteve glede vodenja evidence, ne glede na to, ali podjetje uporablja papir, preglednice ali digitalni sistem.

Zato je smiselno, da podjetje načrtovanje in evidentiranje obravnava kot povezana, vendar različna procesa.

Zakaj je pomembna tudi evidenca delovnega časa?

Digitalna evidenca podjetju omogoča boljši pregled nad dejansko opravljenimi urami. Vodstvo lahko lažje spremlja prihod in odhod zaposlenih, odsotnosti, nadure ter razlike med načrtovanim in dejanskim delovnim časom.

To je koristno predvsem takrat, ko ima podjetje več izmen ali zaposlenih na različnih lokacijah. Brez urejenih podatkov je težko ugotoviti, ali so delovne obremenitve ustrezno razporejene in kje prihaja do odstopanj.

Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) določa obveznosti delodajalcev glede vodenja evidence o izrabi delovnega časa. Digitalna rešitev lahko podjetju olajša izpolnjevanje teh obveznosti, vendar mora biti sistem pravilno nastavljen in uporabljan.

Pri tem lahko pomaga EasyReg, ki omogoča digitalno beleženje prihodov, odhodov, odsotnosti in opravljenih ur. Podatki so dostopni prek spletne aplikacije ali mobilnega telefona, zato ima odgovorna oseba lažji pregled nad evidenco zaposlenih.

Na kaj mora podjetje paziti pri izbiri digitalnega sistema?

Ni vsaka rešitev primerna za vsako podjetje. Pred izbiro je treba najprej ugotoviti, kaj podjetje dejansko potrebuje.

Podjetje z eno izmeno in petimi zaposlenimi ima drugačne zahteve kot proizvodnja, ki deluje neprekinjeno, ali trgovina z več poslovalnicami.

Pomembno je preveriti, ali sistem omogoča pregled nad zaposlenimi in njihovimi urniki, kako se urejajo odsotnosti, ali so spremembe dostopne vsem, ki jih potrebujejo, ter ali je mogoče podatke izvoziti za računovodstvo oziroma obračun plač.

Posebno pozornost je treba nameniti tudi uporabnosti. Če je sistem zapleten in ga zaposleni težko uporabljajo, se lahko zgodi, da podjetje kljub digitalizaciji še naprej vodi del podatkov ročno.

Dobra rešitev mora zato poenostaviti vsakodnevno delo, ne pa ustvariti dodatne administracije.

Ali se digitalizacija izplača tudi manjšim podjetjem?

Digitalizacija ni namenjena samo velikim podjetjem. Tudi manjša ekipa lahko izgubi precej časa z usklajevanjem urnikov, preverjanjem odsotnosti in popravljanjem evidenc.

Če vodja vsak teden porabi več ur za administracijo, ki bi jo lahko poenostavil z ustreznim orodjem, se lahko naložba v digitalizacijo hitro pokaže kot smiselna.

Pomembno pa je, da podjetje ne kupuje programske opreme samo zato, ker je digitalizacija trenutno priljubljena. Najprej mora prepoznati konkretne težave, nato pa izbrati rešitev, ki jih dejansko odpravlja.

Končni sklep

Ročno načrtovanje izmen lahko deluje, dokler je število zaposlenih majhno in se urniki redko spreminjajo. Ko pa podjetje raste, se povečuje tudi število odsotnosti, menjav izmen in drugih sprememb, ki jih je treba uskladiti.

Digitalizacija omogoča boljši pregled nad razporedi, hitrejše prilagajanje spremembam in manj administrativnega dela. Še pomembneje pa je, da podjetje pridobi urejene podatke o dejansko opravljenem delovnem času.

Pri tem je treba ločiti načrtovanje izmen od evidentiranja delovnega časa, saj gre za dva različna procesa, ki se med seboj dopolnjujeta. Podjetja, ki ju ustrezno uredijo, lahko prihranijo čas, zmanjšajo število napak in lažje organizirajo vsakodnevno delo.