PETNET d.o.o. (v nadaljevanju: Upravljavec) določa te Splošne pogoje, ki urejajo pravice in obveznosti vsakega uporabnika aplikacije EasyReg (v nadaljevanju: Aplikacija), dostopne na spletni povezavi www.evidenca-ur.si.

Izrazi v teh Splošnih pogojih imajo naslednji pomen:

Upravljavec: PETNET d.o.o., pravna oseba, ki upravlja Aplikacijo.

Uporabnik: Je fizična ali pravna oseba, ki prenese Aplikacijo in jo uporablja za evidenco delovnega časa, po preteku brezplačnega preizkusnega obdobja pa tudi za plačljivo storitev.

Aplikacija: Namenski program, ki uporabnikom omogoča evidenco delovnega časa, dostopen preko spletne in mobilne aplikacije.

Aktivni imenski uporabnik: Uporabnik, ki mu je omogočen dostop do Aplikacije in se obračunava.

Arhiviran uporabnik: Uporabnik, ki mu je dostop do Aplikacije onemogočen, vendar se njegovi podatki hranijo znotraj sistema. Arhivirani uporabniki se ne obračunavajo.

Zloraba Aplikacije: Predstavlja uporabo Aplikacije, ki ni v skladu s temi Splošnimi pogoji, navodili Upravljavca, veljavno zakonodajo ali splošno prakso uporabe aplikacij.

Ob registraciji in oddaji soglasja o obveščanju Uporabnik potrdi, da je seznanjen s Pravnim obvestilom Upravljavca.

Z uporabo Aplikacije Uporabnik potrjuje, da je seznanjen tudi s temi Splošnimi pogoji in se strinja, da bo Aplikacijo vselej uporabljal skladno z njimi, ne glede na njihove morebitne naknadne spremembe.

Upravljavec lahko Splošne pogoje kadarkoli spremeni. Vsaka sprememba oziroma njihova zadnja veljavna verzija bo vselej objavljena na spletni strani https://www.evidenca-ur.si/pogoji. Upravljavec lahko o sprejetih spremembah uporabnike obvesti tudi preko sporočila na elektronski naslov Uporabnika.

Šteje se, da Uporabnik soglaša s spremembami v Splošnih pogojih z nadaljnjo uporabo Aplikacije po objavi sprememb.

Uporabnik je lahko uporabnik Aplikacije, če izpolnjuje pogoje, ki jih določi Upravljavec.

Uporabnik se lahko v Aplikacijo prijavi z uporabniškim imenom in geslom, ki si ju je dodelil ob registraciji.

Za uporabo Aplikacije Uporabnik potrebuje primerno programsko in strojno opremo, ki omogoča nemoteno delovanje in uporabo Aplikacije. Upravljavec ne nudi tehnične podpore Uporabnikom v primeru, da Aplikacija zaradi njihove lastne neprimerne ali neskladne programske ali strojne opreme ne deluje.

Z dodelitvijo statusa uporabnika s strani Upravljavca lahko Uporabnik začne uporabljati Aplikacijo in je glede njene uporabe zavezan s pravili, določenimi s temi Splošnimi pogoji.

Upravljavec si pridržuje pravico, da Uporabniku začasno ali trajno onemogoči dostop do Aplikacije. To se bo zgodilo zlasti v primerih, ko Upravljavec ugotovi, da Uporabnik ne spoštuje teh Splošnih pogojev, krši veljavno zakonodajo, zlorablja Aplikacijo ali ravna nekorektno pri poslovanju. V primeru manjših kršitev bo Upravljavec Uporabnika, kjer je to mogoče in smiselno, predhodno opozoril.

Upravljavec si pridržuje pravico, da kadarkoli preneha z zagotavljanjem storitve Aplikacije. O morebitni prekinitvi delovanja Aplikacije si bo Upravljavec prizadeval obvestiti Uporabnike vnaprej, vendar ne prevzema nobene odgovornosti za obnovo spletnega mesta oziroma storitev Aplikacije.

Podatki in informacije, posredovane Uporabniku preko Aplikacije, so informativne narave. Upravljavec ne odgovarja za pravilnost, točnost, ažurnost, popolnost ali dostopnost podatkov.

Vsakršno zanašanje na informacije, dokumente in gradiva, ki jih Uporabnik prejme v Aplikaciji, Uporabnik uporabi po svoji lastni presoji in na izključno lastno odgovornost. Upravljavec ne sprejema nobene odgovornosti za morebitno škodo, nastalo zaradi uporabe teh informacij.

Upravljavec ne zagotavlja neprekinjenega ali nemotenega dostopa do Aplikacije.

V primeru težav se uporabniki lahko obrnejo na Upravljavca znotraj njegovega delovnega časa. Upravljavec se bo trudil zagotoviti tehnično podporo uporabnikom za nemoteno delovanje same aplikacije EasyReg in reševanje morebitnih napak znotraj Aplikacije. Podpora je na voljo med delovnim časom Upravljavca. Upravljavec ne nudi tehnične podpore za težave, ki izvirajo iz Uporabnikove strojne ali programske opreme, operacijskih sistemov, spletnih brskalnikov, internetne povezave ali drugih storitev tretjih oseb.

S pristankom na te Splošne pogoje Uporabnik potrjuje seznanjenost, da obvestila Upravljavca prejema v Aplikacijo ter na svoj elektronski naslov, pod pogoji in na način, kot je urejeno s temi Splošnimi pogoji in Pravnim obvestilom Upravljavca.

Uporaba Aplikacije je za Uporabnike brezplačna prvih 10 dni od registracije. Po izteku tega brezplačnega preizkusnega obdobja, se uporaba Aplikacije nadaljuje z letnim obračunavanjem. Za nadaljnjo uporabo Uporabnik prejme predračun. S plačilom predračuna Uporabnik potrjuje svoje strinjanje s temi Splošnimi pogoji in s tem predplača naročnino za izbrano število aktivnih imenskih uporabnikov za obdobje enega leta, razen če je drugače določeno s pogodbo med Upravljavcem in naročnikom.

Varovanje dostopa v Aplikacijo (uporabniško ime in geslo) je odgovornost Uporabnika.

Uporabnik se obveže, da bo v primeru morebitne nepooblaščene uporabe, suma oziroma možnosti nepooblaščene uporabe ter ob kraji ali izgubi oziroma odtujitvi vstopnega gesla, nemudoma zamenjal geslo oz. javil Upravljavcu.

Uporabnik se mora ob uporabi Aplikacije držati vseh zakonov in uredb, ki so vezani na delovno pravo ter varstvo osebnih podatkov.

Priklop na spletno omrežje in storitve ponudnikov dostopa do spleta niso predmet dostopanja k Aplikaciji. Upravljavec ne prevzema nobene odgovornosti za posledice, ki nastanejo zaradi napake pri dostopu do spleta in prenosu podatkov prek njega.

Upravljavec ne odgovarja za motnje in prekinitve na telekomunikacijskem omrežju, za napake, nastale pri prenosu podatkov po telekomunikacijskih omrežjih ali za onemogočen dostop do storitev Aplikacije.

Upravljavec prav tako ni odgovoren za kakršnokoli škodo, ki bi izvirala iz morebitnih tehničnih težav, prekinitve delovanja storitve ali drugih motenj (na primer računalniški virus ipd.).

Aplikacija lahko vsebuje tudi povezave na spletna mesta tretjih oseb. Upravljavec ne prevzema odgovornosti za spoštovanje zasebnosti in vsebino na teh spletnih mestih oziroma straneh.

Upravljavec se mora držati vseh zakonov in uredb, vezanih na delovno pravo in varstvo osebnih podatkov.

Aplikacija je intelektualna lastnina Upravljavca. Vse informacije, podatki, opisi storitve in druga vsebina so zaščiteni z avtorskimi pravicami.

Upravljavec prepoveduje predpomnjenje in prikazovanje katere koli vsebine, dosegljive prek Aplikacije, v t. i. okvirih (frames – iframe).

Upravljavec se zavezuje, da bo osebne podatke, pridobljene z registracijo, ki je pogoj za uporabo Aplikacije, uporabljal izključno za potrebe lastnega poslovanja in jih ne bo v nobeni drugi obliki nudil drugim pravnim ali fizičnim osebam, razen v primerih, ko je to nujno za zagotavljanje delovanja storitev ali v skladu z zakonom.

Uporabnik prevzema izključno odgovornost za verodostojnost, točnost in ažurnost osebnih podatkov in kontaktnih informacij, ki jih posreduje Upravljavcu in se mu v primeru spremembe osebnih podatkov oziroma kontaktnih informacij zavezuje spremembe ustrezno sporočiti.

Po prekinitvi naročniškega razmerja (tudi po izteku brezplačnega preizkusnega obdobja, če Uporabnik ne nadaljuje s plačljivo uporabo) Upravljavec ni dolžan hraniti podatkov Uporabnika. Uporabnik je dolžan pred prekinitvijo sodelovanja oziroma iztekom preizkusnega obdobja sam izvoziti vse podatke, ki jih želi shraniti. Upravljavec ne prevzema nikakršne odgovornosti za izgubo podatkov po zaključku pogodbenega razmerja.

Upravljavec se zavezuje, da bo osebne podatke uporabnikov obdeloval v skladu z veljavno zakonodajo o varstvu osebnih podatkov, zlasti Splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR) in Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2).

Upravljavec zagotavlja naslednje:

Zakonitost, poštenost in preglednost obdelave: Osebni podatki se zbirajo in obdelujejo izključno za namene izvajanja storitev Aplikacije EasyReg, za komunikacijo z uporabniki ter za izpolnjevanje zakonskih obveznosti.

Namenskost: Podatki se ne bodo nadalje obdelovali na način, ki ni skladen z nameni, za katere so bili prvotno zbrani.

Minimalni obseg podatkov: Upravljavec zbira le tiste osebne podatke, ki so nujno potrebni za izvajanje storitev.

Točnost podatkov: Uporabnik je odgovoren za ažurnost in točnost svojih podatkov ter mora Upravljavca obvestiti o morebitnih spremembah.

Omejitev hrambe: Podatki bodo hranjeni samo toliko časa, kolikor je potrebno za izpolnjevanje namena, za katerega so bili zbrani, oziroma dokler to določa zakon.

Integriteta in zaupnost: Upravljavec zagotavlja ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za varovanje osebnih podatkov pred nepooblaščenim dostopom, izgubo, razkritjem ali uničenjem.

Uporabnik ima v skladu z GDPR naslednje pravice:

Pravico do dostopa do svojih osebnih podatkov,

Pravico do popravka netočnih podatkov,

Pravico do izbrisa (»pozabe«), kjer je to mogoče,

Pravico do omejitve obdelave,

Pravico do prenosljivosti podatkov,

Pravico do ugovora obdelavi,

Pravico do vložitve pritožbe pri pristojnem nadzornem organu (Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije).

Vse zahteve glede uveljavljanja pravic Uporabnik lahko naslovi na elektronski naslov Upravljavca, naveden v kontaktnih podatkih.

Uporaba Aplikacije je po preteku brezplačnega preizkusnega obdobja vezana na število aktivnih imenskih uporabnikov, ki jim je omogočen dostop do Aplikacije. Vsak aktivni imenski uporabnik šteje kot aktivni uporabnik za potrebe obračunavanja, ne glede na dejansko uporabo Aplikacije v posameznem obračunskem obdobju. Arhivirani uporabniki, ki nimajo omogočenega dostopa do Aplikacije, se ne obračunavajo.

Osnovni obračunski ciklus je letni in se začne z datumom začetne aktivacije prve naročnine. Ob sklenitvi naročnine se Uporabniku obračuna znesek glede na število aktivnih imenskih uporabnikov in dolžino preostalega obdobja do konca letnega obračunskega cikla.

Določanje cene za naslednje obračunsko obdobje: Cena za naslednje letno obračunsko obdobje se določi na podlagi števila aktivnih imenskih uporabnikov na dan začetka novega obračunskega cikla.

Dodajanje aktivnih uporabnikov: Če Uporabnik doda nove aktivne imenske uporabnike med obračunskim obdobjem, se ti zaračunajo proporcionalno za preostanek tekočega obračunskega cikla. Prvi mesec dodajanja se obračuna v celoti (ni proporcionalnega zniževanja znotraj meseca).

Zmanjšanje števila aktivnih uporabnikov (deaktivacija/arhiviranje): Če Uporabnik med obračunskim obdobjem zmanjša število aktivnih imenskih uporabnikov (tj. jih deaktivira ali arhivira), se to na obračunu tekočega obdobja ne odraža. Zmanjšanje števila aktivnih imenskih uporabnikov se bo upoštevalo pri določanju cene za naslednje letno obračunsko obdobje.

Zamenjava imenskih uporabnikov: Če Uporabnik želi zamenjati obstoječega aktivnega imenskega uporabnika z novim aktivnim imenskim uporabnikom, se mora odločiti ali bo:

Nadomestil obstoječega uporabnika: V tem primeru se podatki nadomeščenega uporabnika izbrišejo (glej točko 12.5), novega uporabnika pa se ne zaračuna dodatno, saj gre za zamenjavo znotraj že plačanega števila licenc.

Dodal novega uporabnika in arhiviral obstoječega: V tem primeru se arhiviranega uporabnika ne obračunava več za tekoče obdobje, podatki pa se ohranijo. V naslednjem obračunskem obdobju arhiviran uporabnik ne bo več obračunan, njegovi podatki pa se bodo še naprej hranili. Novega uporabnika pa se zaračuna proporcionalno za preostanek tekočega obračunskega cikla, saj gre za dodatno aktivno licenco.

Primeri:

Odstranjevanje/Deaktivacija uporabnikov:

Trenutno stanje: Uporabnik ima sklenjeno letno naročnino za 10 aktivnih imenskih uporabnikov, ki se obnavlja 1. januarja.

Sprememba: 1. septembra Uporabnik deaktivira 3 aktivne imenske uporabnike (ti postanejo arhivirani uporabniki).

Obračun: Račun za tekoče obračunsko obdobje (do 31. decembra) ostane enak (za 10 uporabnikov). Račun za naslednje letno obračunsko obdobje (od 1. januarja dalje) pa bo izdan za 7 aktivnih imenskih uporabnikov, saj so preostali 3 arhivirani.

Dodajanje aktivnih uporabnikov:

Trenutno stanje: Uporabnik ima sklenjeno letno naročnino za 10 aktivnih imenskih uporabnikov, ki se obnavlja 1. januarja.

Sprememba: 1. marca Uporabnik doda 2 nova aktivna imenska uporabnika.

Obračun: Uporabnik prejme račun za dodatna 2 aktivna imenska uporabnika, ki se proporcionalno zaračunata za preostanek tekočega obračunskega obdobja (marec do december, torej 10 mesecev). Račun za naslednje letno obračunsko obdobje (od 1. januarja dalje) bo izdan za 12 aktivnih imenskih uporabnikov.

Dodajanje vs. Zamenjava uporabnikov (kombinirani scenarij):

Trenutno stanje: Uporabnik ima letno naročnino za 10 aktivnih imenskih uporabnikov, ki se obnavlja 1. januarja.

Sprememba: 1. julija Uporabnik želi dodati 2 nova aktivna imenska uporabnika, hkrati pa eden od obstoječih zaposlenih zapusti podjetje in želi njegove podatke izbrisati.

Obračun:

Če se Uporabnik odloči za nadomestitev (enega obstoječega z novim), se podatki odhajajočega uporabnika izbrišejo (glej 12.5), nova uporabnika pa se doda. V tem primeru se izda račun za enega dodatnega aktivnega imenskega uporabnika, proporcionalno za preostanek obdobja (julij do december, torej 6 mesecev). Račun za naslednje letno obračunsko obdobje bo izdan za 11 aktivnih imenskih uporabnikov.

Če se Uporabnik odloči za arhiviranje odhajajočega uporabnika (podatki se ohranijo) in doda 2 nova uporabnika, se arhiviranega uporabnika ne obračunava več za tekoče obdobje, podatki pa se ohranijo. V naslednjem obračunskem obdobju arhiviran uporabnik ne bo več obračunan, njegovi podatki pa se bodo še naprej hranili. Uporabnik pa prejme račun za 2 nova aktivna imenska uporabnika, ki se proporcionalno zaračunata za preostanek tekočega obračunskega obdobja (julij do december, torej 6 mesecev). Račun za naslednje letno obračunsko obdobje bo izdan za 12 aktivnih imenskih uporabnikov.

Ob oddaji naročila mora Uporabnik izrecno označiti strinjanje s Splošnimi pogoji in pogoji naročnine (npr. s kljukico ob potrditvi naročila). Brez tega potrditve naročilo ni možno oddati.

Na vsakem izdanem računu se nahaja povezava na trenutno veljavne pogoje uporabe in naročnine, objavljene na spletni strani https://www.evidenca-ur.si/pogoji. S plačilom računa Uporabnik potrjuje, da je z njimi seznanjen in z njimi soglaša.

Upravljavec hrani podatke vseh uporabnikov, dokler traja naročniško razmerje, ne glede na to, ali so ti uporabniki aktivni imenski uporabniki (z omogočenim dostopom do Aplikacije) ali arhivirani uporabniki (z neomogočenim dostopom do Aplikacije). Podatki se hranijo, razen v primeru, da Uporabnik izrecno zahteva zamenjavo obstoječega aktivnega imenskega uporabnika z novim aktivnim imenskim uporabnikom.

Če Uporabnik nadomesti obstoječega aktivnega imenskega uporabnika z novim, se zgodovina in podatki nadomeščenega uporabnika izbrišejo. Upravljavec ne odgovarja za izgubo teh podatkov. Uporabnik je dolžan predhodno poskrbeti za izvoz podatkov, če jih želi ohraniti.

Nadomestitev uporabnika ne vpliva na zaračunane stroške – gre za ločen postopek od dodajanja novih aktivnih uporabnikov.

Uporabnik lahko naročnino odpove kadarkoli, vendar se že plačana naročnina za tekoče obračunsko obdobje ne vrača. Prekinitev naročnine stopi v veljavo z iztekom tekočega obračunskega obdobja. Podatki uporabnika bodo po prekinitvi naročnine in izteku obračunskega obdobja obdelani v skladu s točko 10 teh Splošnih pogojev.

Vse vidike vaših pravic in obveznosti v zvezi z uporabo Aplikacije, ki s temi Splošnimi pogoji niso urejeni, urejajo zadevna določila veljavnih predpisov Republike Slovenije.

Vse medsebojne spore, zahtevke ali/in nesoglasja iz oziroma v zvezi z uporabo Aplikacije, bosta Uporabnik in Upravljavec reševala sporazumno. Če to ne bo mogoče, je za reševanje njunih medsebojnih sporov pristojno stvarno pristojno sodišče v Kopru.

Upravljavec in Uporabnik soglašata, da bosta ob morebitnih sporih medsebojno priznavala veljavnost spletnih sporočil na sodišču.