Zadnje četrtletje leta je za podjetnike pogosto precej bolj naporno, kot se zdi na prvi pogled. Poleg rednega dela je treba preveriti, kako uspešno je bilo leto, urediti odprte obveznosti in se pripraviti na naslednje. Če se vse to preloži na december, lahko hitro zmanjka časa za stvari, ki bi jih bilo mogoče urediti že prej.

Oktober je zato primeren trenutek za pregled poslovanja. Do konca leta je še dovolj časa, da podjetnik popravi določene pomanjkljivosti, uredi dokumentacijo, preveri denarni tok in sprejme nekaj premišljenih odločitev za prihodnje leto.

Kaj je torej smiselno urediti pred zaključkom poslovnega leta?

Preverite, kako uspešno je bilo vaše poslovno leto

Prvi korak je pregled prihodkov, stroškov in dejanskega poslovnega rezultata. Podjetnik mora vedeti, ali posluje v skladu z načrtom, ali so stroški višji od pričakovanih in kateri prihodki so najbolj vplivali na rezultat.

Pri tem ni dovolj, da pogledate samo stanje na poslovnem računu. Na računu je lahko dovolj denarja, čeprav podjetje še ni prejelo vseh plačil za opravljene storitve. Lahko pa je stanje nizko zaradi večjih izdatkov, čeprav podjetje posluje dobro.

Zato je smiselno primerjati prihodke in stroške s preteklim letom ter preveriti, katere spremembe so vplivale na poslovanje. So se podražile storitve dobaviteljev? Imate več stroškov z zaposlenimi? So se povečali prihodki, vendar se dobiček ni bistveno spremenil?

Takšen pregled pomaga prepoznati, kaj deluje in kje bi bile potrebne spremembe. Če ugotovite, da določena storitev prinaša manj prihodkov, kot ste pričakovali, lahko še pred koncem leta preverite cene, stroške in način izvajanja.

Uredite neplačane račune in preverite denarni tok

Neplačani računi lahko podjetju povzročijo precej težav, zlasti če ima tudi samo redne obveznosti do dobaviteljev, zaposlenih in države.

Pred koncem leta preverite, kateri računi so že zapadli, kateri kupci zamujajo s plačili in ali so potrebni dodatni opomini. Pri večjih zneskih se je smiselno s stranko dogovoriti o konkretnem datumu plačila oziroma preveriti možnosti nadaljnje izterjave.

Hkrati preglejte svoje obveznosti. Preverite, kdaj zapadejo računi dobaviteljev, katere davčne obveznosti vas še čakajo in ali boste imeli dovolj denarja za plače ter druge redne stroške.

Pri tem je koristno pripraviti preprost pregled pričakovanih prilivov in odlivov do konca leta. Tako boste lažje ocenili, ali si lahko privoščite načrtovani nakup opreme, dodatno zaposlitev ali drugo večjo naložbo.

Dober poslovni rezultat in dovolj denarja na računu nista ista stvar. Prav zato je spremljanje denarnega toka pomembno tudi za podjetja, ki sicer poslujejo uspešno.

Pripravite dokumentacijo za računovodstvo

Urejanje računovodske dokumentacije je ena izmed stvari, ki jih podjetniki pogosto odlagajo. Računi se nabirajo v elektronski pošti, pogodbe ostanejo v različnih mapah, za določene stroške pa je treba šele ob koncu leta ugotavljati, čemu so bili namenjeni.

Pred koncem leta preverite, ali imate zbrane izdane in prejete račune, bančne izpiske, pogodbe, potne naloge in druga dokazila, ki jih potrebujete glede na svoje poslovanje.

Posebej preverite večje nakupe, osnovna sredstva in stroške, pri katerih poslovni namen morda ni dovolj jasno razviden iz samega računa. Če uporabljate več programov, preverite tudi, ali se podatki med njimi ujemajo.

Smiselno je, da se z računovodskim servisom pravočasno pogovorite o dokumentaciji, ki jo bo treba pripraviti za zaključek leta. Tako lahko morebitne nejasnosti razrešite še pred decembrom.

Za podjetja in samostojne podjetnike, ki so zavezani k predložitvi letnih poročil, je pomembno tudi, da poznajo svoje obveznosti do AJPES. Roki so odvisni od pravnoorganizacijske oblike in vrste poročila, zato je treba preveriti, kaj velja za konkretno podjetje.

Preverite davčne obveznosti in načrtujte stroške

Davki so področje, pri katerem se ne splača čakati na zadnje dni leta. Jesenski pregled je dobra priložnost, da preverite dosedanje poslovanje, davčne evidence in morebitne obveznosti, ki vas čakajo v naslednjih mesecih.

Če ste samostojni podjetnik, preverite, kako se vaše poslovanje razvija glede na davčni režim, ki ga uporabljate. Če imate d.o.o., spremljajte prihodke, odhodke in druge podatke, ki bodo pomembni za davčni obračun.

Če ste zavezanec za DDV, preverite tudi pravilnost evidenc, obračunov in dokumentacije, povezane s poslovanjem v Sloveniji ter s tujino.

Pred koncem leta se pogosto pojavi vprašanje, ali bi bilo smiselno opraviti še kakšen nakup. Pri tem je treba biti previden. Nakup samo zato, da bi podjetje imelo več stroškov, ni nujno dobra poslovna odločitev. Najprej preverite, ali opremo ali storitev dejansko potrebujete, kako bo vplivala na poslovanje in kakšna je njena davčna obravnava.

Pri konkretnih davčnih odločitvah se posvetujte z računovodjo ali davčnim svetovalcem. Pravila se lahko spreminjajo, poleg tega pa niso enaka za vse pravnoorganizacijske in davčne oblike.

Uredite kadrovske zadeve in evidenco delovnega časa

Če imate zaposlene, je zadnje četrtletje primeren čas za pregled kadrovskih evidenc in organizacije dela.

Preverite, ali so evidence delovnega časa ažurne, ali so pravilno zabeležene odsotnosti in ali se podatki ujemajo s podatki, ki jih uporabljate pri obračunu plač. Če zaposleni delajo po različnih urnikih ali na več lokacijah, je še posebej pomembno, da so podatki pregledni in dostopni.

Evidenca delovnega časa ni pomembna samo zaradi zakonskih obveznosti. Podjetju lahko pomaga tudi pri načrtovanju dela, spremljanju nadur in ugotavljanju, ali je obseg dela ustrezno razporejen med zaposlene. Obveznosti glede vodenja evidence določa Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti, pri čemer je treba upoštevati tudi veljavne spremembe zakonodaje.

Poleg evidence preverite še stanje dopustov, načrtovane odsotnosti do konca leta, pogodbe o zaposlitvi in morebitne spremembe organizacije dela.

Če trenutno podatke vodite ročno in se ti zbirajo na več različnih mestih, je smiselno razmisliti, kako bi jih uredili bolj pregledno. Urejena evidenca vam lahko prihrani precej časa pri vsakodnevni administraciji in pripravi podatkov za računovodstvo.

Preglejte pogodbe, naročnine in sodelovanja s poslovnimi partnerji

Podjetja skozi leto sklenejo veliko različnih dogovorov. Nekateri se nanašajo na dobavitelje in poslovne partnerje, drugi na najem prostorov, programsko opremo, telekomunikacijske storitve ali zunanje izvajalce.

Pred koncem leta preverite, katere pogodbe se iztečejo, katere se samodejno podaljšajo in kje imate možnost spremeniti pogoje sodelovanja.

Morda plačujete programsko opremo, ki je skoraj ne uporabljate. Morda se je obseg dela pri določenem dobavitelju zmanjšal, vendar so stroški ostali enaki. Lahko pa ugotovite, da je obstoječa pogodba za vaše trenutno poslovanje še vedno najboljša možnost.

Pri tem ne glejte samo cene. Pomembni so tudi kakovost storitve, odzivnost, zanesljivost in pogoji, ki vplivajo na vaše poslovanje.

Če želite spremeniti ponudnika ali pogoje pogodbe, začnite dovolj zgodaj. Tako se lahko izognete samodejnemu podaljšanju ali nepotrebnim stroškom, ki bi jih bilo mogoče preprečiti.

Pripravite načrt za naslednje leto

Zadnja stvar na seznamu je pogled naprej. Ko pregledate trenutno poslovanje, obveznosti in stroške, je čas, da določite, kaj želite doseči v prihodnjem letu.

Ni treba pripraviti zapletenega poslovnega načrta na več deset straneh. Za začetek je dovolj, da določite nekaj konkretnih ciljev in ocenite, kaj boste potrebovali za njihovo uresničitev.

Želite pridobiti več strank? Povečati prihodke od obstoječih storitev? Zaposliti dodatno osebo? Zmanjšati administrativno delo ali uvesti novo programsko rešitev?

Vsak cilj naj ima vsaj okviren rok in merilo, po katerem boste lahko preverili, ali ste ga dosegli. Če želite na primer povečati prihodke, določite, za koliko in s katerimi ukrepi. Če želite zmanjšati stroške, najprej ugotovite, kje se trenutno ustvarjajo največji izdatki.

Pri načrtovanju upoštevajte tudi sezonska nihanja, pričakovane investicije in obveznosti, ki vas čakajo v začetku leta.

Najboljši načrt ni nujno najbolj podroben. Pomembno je, da vam pomaga sprejemati boljše odločitve in da ga med letom tudi uporabljate.

Ne čakajte na december

Prehod v zadnje četrtletje je dobra priložnost, da podjetje za trenutek pogleda širšo sliko. Namesto da se ukvarjate samo z vsakodnevnimi nalogami, preverite, kako poslujete, katere obveznosti še morate urediti in kaj bi lahko v prihodnje naredili bolje.

Pregled prihodkov in stroškov, urejeni računi, pravočasno načrtovanje davčnih obveznosti, urejena dokumentacija zaposlenih in pregled pogodb lahko preprečijo marsikatero neprijetno presenečenje.

Ob koncu leta pa je najpomembneje, da imate dovolj jasno sliko o tem, kje je vaše podjetje danes in kam želite priti v naslednjem letu.

Končni sklep: zadnje četrtletje ni samo čas za zaključevanje odprtih zadev. Je tudi priložnost, da podjetnik pravočasno popravi napake, bolje razporedi sredstva in v novo leto vstopi z bolj urejenim poslovanjem.ko časa bo delo trajalo.