Odhod zaposlenega je nekaj, s čimer se prej ali slej sreča skoraj vsako podjetje. Ne glede na to, ali zaposleni poda odpoved sam, se z delodajalcem dogovori za prenehanje zaposlitve ali mu pogodba poteče, je treba urediti več administrativnih in finančnih obveznosti.

Pri tem ni dovolj, da podjetje samo pripravi zadnjo plačo in zaposlenega odjavi iz zavarovanj. Preveriti mora tudi stanje letnega dopusta, morebitno odpravnino, neizplačane obveznosti, evidence delovnega časa ter urediti vračilo opreme in dostopov do poslovnih sistemov.

Če delodajalec katerega od teh korakov spregleda, lahko pride do dodatnih stroškov, nepravilnosti pri obračunih ali celo delovnega spora.

Najprej uredite prenehanje pogodbe o zaposlitvi

Prvi korak je ugotoviti, na kakšen način zaposlenemu preneha delovno razmerje. Od tega so namreč odvisne nadaljnje obveznosti delodajalca in pravice zaposlenega.

Pogodba o zaposlitvi lahko preneha na več načinov. Zaposleni lahko poda redno odpoved, pogodbo lahko redno ali izredno odpove delodajalec, obe strani se lahko dogovorita za sporazumno prenehanje, pogodba za določen čas pa lahko preneha s potekom dogovorjenega obdobja.

Pri sporazumnem prenehanju morata obe strani skleniti pisni sporazum. Pri odpovedi je treba upoštevati zakonsko določene pogoje, odpovedne razloge, postopke in odpovedne roke.

Pomembno je tudi, da delodajalec zaposlenega pisno obvesti o pravicah iz naslova zavarovanja za primer brezposelnosti. Način prenehanja zaposlitve namreč vpliva tudi na možnost pridobitve denarnega nadomestila na Zavodu RS za zaposlovanje.

Preden podjetje izvede naslednje korake, mora zato preveriti, ali je prenehanje pogodbe pravilno dokumentirano in kateri je dejanski zadnji dan delovnega razmerja.

Odjava zaposlenega iz obveznih zavarovanj

Ko zaposlenemu preneha delovno razmerje, ga mora delodajalec odjaviti iz obveznih socialnih zavarovanj.

To se uredi z obrazcem M-2, ki ga delodajalec odda prek portala SPOT. Odjava zajema obvezna pokojninska in invalidska zavarovanja, zdravstveno zavarovanje, zavarovanje za starševsko varstvo, zavarovanje za primer brezposelnosti in zavarovanje za dolgotrajno oskrbo.

Rok za oddajo obrazca M-2 je osem dni od prenehanja pogojev za zavarovanje.

Delodajalec mora pri oddaji paziti, da je datum prenehanja zavarovanja usklajen z dejanskim datumom prenehanja delovnega razmerja. Napačen datum lahko povzroči težave pri urejanju zavarovanja zaposlenega.

Odjavo je v določenih primerih mogoče oddati tudi vnaprej, vendar je treba pri tem upoštevati posebna pravila. Pri običajnem prenehanju zaposlitve je najpomembneje, da delodajalec ne zamudi osemdnevnega roka.

Obračunajte zadnjo plačo in druge obveznosti

Ob odhodu zaposlenega mora podjetje preveriti vse finančne obveznosti, ki so do njega še odprte.

Zaposlenemu pripada plača za opravljeno delo do zadnjega dne zaposlitve. Poleg tega je treba obračunati morebitne dodatke, nadure, neizplačane zneske in druga nadomestila, ki mu pripadajo na podlagi pogodbe o zaposlitvi, kolektivne pogodbe ali zakonodaje.

Posebej je treba preveriti:

• plačo za zadnje obračunsko obdobje,
• dodatke za nočno, nedeljsko in praznično delo, če pripadajo,
• morebitne neizplačane nadure,
• povračila stroškov prehrane in prevoza, če so izpolnjeni pogoji,
• morebitno odpravnino,
• sorazmerni del regresa, če zaposlenemu pripada.

Zadnji obračun je treba pripraviti pravilno in v skladu z običajnimi roki za izplačilo plače. Prenehanje zaposlitve samo po sebi ne pomeni, da lahko delodajalec poljubno prestavi izplačilo.

Preverite neizkoriščen letni dopust

Ena najpogostejših stvari, na katero podjetja ob odhodu zaposlenega pozabijo, je stanje letnega dopusta.

Če zaposlenemu delovno razmerje preneha med koledarskim letom, mu praviloma pripada sorazmerni del letnega dopusta. Ta znaša eno dvanajstino letnega dopusta za vsak mesec zaposlitve v posameznem koledarskem letu.

Delodajalec mora preveriti, koliko dopusta je zaposlenemu pripadalo, koliko ga je že izkoristil in koliko ga še lahko izkoristi do prenehanja zaposlitve.

Če dopusta zaradi prenehanja delovnega razmerja ni mogoče izrabiti, je treba upoštevati pravila glede denarnega nadomestila za neizrabljen dopust. Takšno nadomestilo je dopustno ob prenehanju delovnega razmerja, kadar izraba dopusta ni več mogoča.

Pomembno je, da se nadomestilo ne obravnava kot avtomatično izplačilo za vsak neizkoriščen dan. Upoštevati je treba okoliščine prenehanja zaposlitve in zakonske pogoje.

Priporočljivo je, da podjetje stanje dopusta preveri dovolj zgodaj, da lahko zaposleni preostanek po dogovoru izkoristi še pred zadnjim delovnim dnem.

Preverite, ali zaposlenemu pripada odpravnina

Odpravnina ni avtomatična pravica ob vsakem prenehanju zaposlitve. Odvisna je predvsem od razloga prenehanja pogodbe in trajanja zaposlitve.

Pri redni odpovedi s strani delodajalca iz poslovnega razloga ali razloga nesposobnosti zaposlenemu praviloma pripada odpravnina, če so izpolnjeni zakonski pogoji.

Odpravnina lahko pripada tudi ob poteku pogodbe za določen čas. Pri tem obstajajo izjeme, na primer pri nadomeščanju začasno odsotnega delavca, določenih oblikah sezonskega dela in nekaterih drugih zakonsko določenih primerih.

Pri sporazumnem prenehanju ali odpovedi, ki jo poda zaposleni sam, odpravnina praviloma ne pripada, razen če zakon ali dogovor določa drugače.

Pred zaključkom obračuna mora zato podjetje preveriti, na kakšni podlagi je pogodba prenehala in ali obstaja obveznost izplačila odpravnine.

Zaključite evidenco delovnega časaOlajšava za mlade zaposlene

Ob odhodu zaposlenega je treba urediti tudi evidenco delovnega časa. Ta mora biti pravilna in zaključena za celotno obdobje zaposlitve.

Delodajalec mora preveriti, ali so evidentirani vsi prihodi in odhodi, odmori, odsotnosti, nadure in druge pomembne okoliščine, ki vplivajo na obračun delovnega časa.

Posebno pozornost je treba nameniti zadnjemu obračunskemu obdobju. Če so v evidenci manjkajoči podatki ali nepravilnosti, jih je treba urediti pred pripravo končnega obračuna plače.

Evidenca delovnega časa ni pomembna samo za obračun plače. Delodajalec mora evidence voditi in hraniti v skladu z Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV).

Pri elektronskem vodenju evidence je priporočljivo, da podjetje pred deaktivacijo uporabniškega računa preveri vse vnose in izvozi potrebne podatke. Dostop zaposlenega do aplikacije se lahko nato ukine, podatki o opravljenem delu pa morajo ostati ustrezno shranjeni.

Uredite vračilo opreme in dostopov

Poleg zakonskih in administrativnih obveznosti ne smemo pozabiti na praktični del odhoda zaposlenega.

Če je zaposleni uporabljal službeno opremo, mora podjetje organizirati njeno vračilo. To lahko vključuje računalnik, telefon, službeno vozilo, ključe, kartice za dostop, delovno obleko in drugo opremo.

Hkrati je treba urediti dostop do poslovnih sistemov. To pomeni ukinitev uporabniških računov, službene elektronske pošte, dostopa do dokumentov, poslovnih aplikacij in drugih sistemov, ki jih zaposleni ne potrebuje več.

Priporočljivo je pripraviti zapisnik o vračilu opreme. V njem se lahko navede, kaj je bilo vrnjeno, v kakšnem stanju in ali je treba urediti še kakšno odprto obveznost.

Pri tem je treba paziti tudi na varstvo osebnih podatkov in poslovnih informacij. Dostop do podatkov nekdanjega zaposlenega naj se uredi skladno z internimi pravili in veljavno zakonodajo.

Pripravite dokumentacijo in zaključite predajo dela

Pred zadnjim delovnim dnem je priporočljivo urediti tudi predajo nalog. Zaposleni naj dokumentira odprte projekte, pomembne roke, kontakte strank in druge informacije, ki jih bo potreboval njegov naslednik ali sodelavec.

Delodajalec mora poskrbeti, da so zaključeni oziroma ustrezno predani tudi dokumenti, ki jih je zaposleni vodil pri svojem delu.

Na zahtevo zaposlenega mora delodajalec izdati tudi potrdilo o vrsti dela, ki ga je opravljal. Smiselno je, da podjetje pravočasno preveri, ali zaposleni potrebuje še kakšno dokumentacijo v zvezi z zaposlitvijo.

Dobro pripravljena predaja zmanjša možnost, da bi ob odhodu zaposlenega prišlo do izgube pomembnih informacij ali zamud pri delu.

Kontrolni seznam za delodajalca

Preden zaključite delovno razmerje, preverite, ali ste uredili vse ključne obveznosti:

Pravilno dokumentirano prenehanje pogodbe o zaposlitvi.

Preverjen zadnji dan delovnega razmerja.

Oddan obrazec M-2 za odjavo iz zavarovanj.

Obračunana zadnja plača in morebitni dodatki.

Preverjene nadure in druge odprte obveznosti.

Preverjen neizkoriščen letni dopust.

Obračunan sorazmerni del regresa.

Preverjena morebitna pravica do odpravnine.

Zaključena evidenca delovnega časa.

Vrnjena službena oprema in urejeni dostopi.

Opravljena predaja nalog in dokumentacije.

Zaposleni obveščen o pravicah iz zavarovanja za primer brezposelnosti.

Končni sklep

Odhod zaposlenega ni samo kadrovski postopek, ampak zahteva usklajeno ureditev administrativnih, finančnih in organizacijskih obveznosti. Delodajalec mora poskrbeti za pravilno prenehanje pogodbe, odjavo iz zavarovanj, zadnji obračun plače, dopust, regres in morebitno odpravnino.

Pomemben del postopka je tudi zaključek evidence delovnega časa, saj morajo biti vsi podatki o opravljenih urah in odsotnostih pravilno zabeleženi.

Če podjetje uporablja urejen sistem za vodenje zaposlenih in evidenco delovnega časa, je zaključek zaposlitve precej enostavnejši. Podatki o opravljenih urah, odsotnostih in dopustu so zbrani na enem mestu, kar olajša pripravo končnega obračuna in zmanjša možnost napak.