Ko govorimo o delovnem času, veliko ljudi najprej pomisli na čas, ki ga zaposleni dejansko preživi pri delu. Pride v službo ob osmih, dela do štirih in to je njegov delovni čas.

Vendar je stvar nekoliko širša. Delovni čas po delovnopravni zakonodaji ni sestavljen samo iz časa, ko zaposleni dejansko opravlja svoje naloge. Vanj se šteje tudi čas, ko je delavec na razpolago delodajalcu, čas odmora med delom in v določenih primerih tudi čas upravičenih odsotnosti.

Prav zaradi tega je pomembno, da podjetje pri vodenju evidence delovnega časa pravilno razlikuje med posameznimi vrstami časa in odsotnosti.

Kaj pomeni delovni čas?

Zakon o delovnih razmerjih določa, da je delovni čas efektivni delovni čas, čas odmora in čas upravičenih odsotnosti z dela v skladu z zakonom in kolektivno pogodbo oziroma splošnim aktom.

To pomeni, da delovni čas ni samo čas, ko zaposleni neposredno opravlja svoje delovne naloge.

V praksi lahko razlikujemo med efektivnim delovnim časom, odmorom med delom in upravičenimi odsotnostmi. Pri evidenci je pomembno, da podjetje ve, kaj posamezen podatek pomeni in kako ga mora ustrezno prikazati.

Efektivni delovni čas

Efektivni delovni čas je čas, v katerem zaposleni dejansko dela in je na razpolago delodajalcu.

Sem spada čas, ko zaposleni opravlja svoje redne delovne naloge. Pri pisarniškem delu je to lahko delo za računalnikom, komunikacija s strankami, sestanki in druge naloge. Pri gradbenem delavcu je to čas opravljanja dela na gradbišču, pri prodajalcu delo v trgovini, pri vozniku pa opravljanje njegovih delovnih nalog v skladu s konkretnim delom.

Pomembno je, da efektivni delovni čas ni nujno samo čas, ko zaposleni fizično opravlja določeno nalogo. Delavec je lahko tudi na razpolago delodajalcu in pripravljen opravljati svoje delo.

Odmor med delom se šteje v delovni čas

Ena pomembnejših posebnosti je odmor med delovnim časom.

Delavec, ki dela polni delovni čas, ima pravico do odmora med delovnim časom. Odmor se všteva v delovni čas, zato zaradi koriščenja odmora zaposleni ne dela dlje.

Če ima zaposleni običajen osemurni delavnik in v tem času koristi 30 minut odmora, se mu teh 30 minut ne odšteje od delovnega časa. Odmor je del njegovega delovnega časa.

To je pomembno tudi pri evidenci. Če zaposleni dela od 8.00 do 16.00 in ima v tem obdobju 30 minut odmora, je njegov delovni čas še vedno osem ur.

Pri evidentiranju je zato pomembno razlikovati med sistemom, ki prikazuje prihod in odhod, ter dejansko evidenco delovnega časa. Samo dejstvo, da je zaposleni v podjetju prisoten osem ur, še ne pove vedno celotne slike, vendar se zakonsko določen odmor všteva v delovni čas.

Kaj pa upravičene odsotnosti?

Zakon med delovni čas uvršča tudi čas upravičenih odsotnosti z dela.

Vendar to ne pomeni, da se vsaka odsotnost avtomatično obravnava na popolnoma enak način. Pri posameznih odsotnostih je treba upoštevati zakon, kolektivno pogodbo, pogodbo o zaposlitvi in druge predpise, ki veljajo za konkretnega delodajalca in zaposlenega.

Med odsotnostmi, ki jih podjetja pogosto vodijo ločeno v evidencah, so letni dopust, bolniška odsotnost, prazniki in drugi dela prosti dnevi ter druge upravičene odsotnosti.

Pomembno je, da podjetje takšnih odsotnosti ne označi preprosto kot običajno opravljene ure. Zaposleni na primer med letnim dopustom dejansko ne opravlja dela, vendar gre za upravičeno odsotnost, ki ima svojo zakonsko obravnavo in jo je treba pravilno evidentirati.

Podobno velja za bolniško odsotnost. Tudi tukaj ne gre za opravljene delovne ure, ampak za posebno vrsto odsotnosti, ki jo mora delodajalec ustrezno voditi.

Več o tem si lahko preberete tudi v našem članku Različne vrste odsotnosti z dela in kako jih evidentirati.

Kaj pa prazniki?

Če praznik pade na dan, ki bi bil za zaposlenega sicer njegov običajni delovni dan, zaposleni zaradi praznika praviloma ne dela.

Tudi praznik je treba v evidencah ustrezno obravnavati. Ne sme se ga avtomatično zamenjati z letnim dopustom ali z običajnim opravljenim delom.

To je posebej pomembno pri mesečnih evidencah delovnega časa. Število delovnih ur v posameznem mesecu je namreč odvisno tudi od tega, koliko praznikov oziroma dela prostih dni pade na delovne dni.

Za podjetja je zato koristno, da imajo pri pripravi mesečne evidence pravilen koledar delovnih dni in praznikov.

Službena pot ni vedno enostaven primer

Pri službenih poteh se pogosto pojavi vprašanje, ali se ves čas poti šteje v delovni čas.

Odgovor ni vedno enak.

Če zaposleni med službeno potjo dejansko opravlja svoje delo, se ta čas lahko šteje v delovni čas. Pri drugih primerih pa je treba presojati konkretne okoliščine, vrsto dela in namen poti.

Zato ni pravilno avtomatično predpostaviti, da je vsaka minuta od odhoda zaposlenega od doma do vrnitve domov delovni čas.

Pri zaposlenih, ki pogosto opravljajo delo na terenu, so službene poti ali delo na različnih lokacijah, je še posebej pomembno, da podjetje vnaprej jasno določi način evidentiranja.

Kaj pomeni obrnjena davčna obveznost?

Pri takšni izbiri obdavčitve se lahko uporabi mehanizem obrnjene davčne obveznosti.

To pomeni, da DDV ne obračuna prodajalec, ampak ga obračuna kupec kot prejemnik dobave. FURS pri nepremičninah izrecno navaja uporabo 76.a člena ZDDV-1 v primeru, ko se davčna zavezanca odločita za obdavčitev dobave, ki bi bila sicer oproščena.

To ne pomeni, da DDV preprosto izgine. Samo način obračuna je drugačen.

Kupec mora takšno transakcijo ustrezno vključiti v svoj obračun DDV, pri čemer lahko, če izpolnjuje pogoje, uveljavlja tudi odbitek DDV.

Kaj pa pot na delo in z dela?

Običajna pot zaposlenega od doma do njegovega običajnega kraja dela in nazaj se praviloma ne šteje v delovni čas.

Če zaposleni vsak dan potuje od doma v pisarno ali na drugo običajno delovno mesto, ta čas ni del njegovega delovnega časa samo zato, ker se mora zaradi službe pripeljati na delo.

Drugače pa so lahko urejene situacije, ko je pot sama po sebi del delovnih obveznosti ali kadar zaposleni nima običajnega stalnega kraja dela. Takšne primere je treba presojati glede na konkretne okoliščine.

Ali se čas pripravljenosti šteje v delovni čas?

Tudi pri pripravljenosti je pomembno razlikovati med različnimi situacijami.

Če mora biti zaposleni v času pripravljenosti na določenem mestu in ima zaradi tega bistveno omejene možnosti za razpolaganje s svojim prostim časom, se lahko tak čas obravnava drugače kot pripravljenost, ki jo zaposleni opravlja doma.

Zato pri pripravljenosti ni mogoče vedno uporabiti enega samega pravila. Pomembno je, kakšne obveznosti ima zaposleni v času pripravljenosti in kako hitro ter na kakšen način se mora odzvati.

Podjetja, ki imajo dežurstva, intervencije ali druge oblike pripravljenosti, morajo zato način organizacije in evidentiranja posebej urediti.

Zakaj je pravilno evidentiranje tako pomembno?

Pravilno vodenje evidence ni pomembno samo zato, da podjetje izpolni zakonske obveznosti.

Podatki o delovnem času vplivajo tudi na obračun plače, dodatkov, nadur in nadomestil. Če so podatki napačni že v evidenci, se lahko napaka prenese tudi v obračun plače.

Predstavljajte si zaposlenega, ki je imel v enem mesecu dopust, bolniško odsotnost, nekaj nadur in praznik. Če podjetje vse te dneve vodi samo kot prisotnost ali odsotnost, lahko hitro izgubi pregled nad tem, koliko ur je bilo dejansko opravljenih in za katero vrsto časa je šlo.

Zato mora biti evidenca dovolj pregledna, da podjetje jasno razlikuje med opravljenim delom, odmori in posameznimi vrstami odsotnosti.

Delovni čas ni samo prihod in odhod

Pri evidenci delovnega časa ni dovolj samo zapisati, kdaj je zaposleni prišel na delo in kdaj je odšel.

Pomembno je razumeti tudi, kaj se je med tem časom dejansko štelo v delovni čas. Vanj spada efektivni delovni čas, vanj se všteva tudi odmor med delom, zakon pa vključuje tudi čas upravičenih odsotnosti v skladu z veljavnimi pravili.

To ne pomeni, da so vse te kategorije med seboj enake. Ravno nasprotno. Za pravilno vodenje evidence je pomembno, da se posamezne vrste časa in odsotnosti vodijo ločeno in ustrezno označijo.

Za podjetje je tako najbolj pomembno, da ima jasen pregled nad tem, koliko časa je zaposleni dejansko opravljal delo, koliko časa je predstavljal odmor in katere odsotnosti so bile prisotne v posameznem obdobju.

Pravilno vodena evidenca delovnega časa zato podjetju ne pomaga samo pri izpolnjevanju zakonskih obveznosti, ampak tudi pri bolj preglednem spremljanju delovnega časa in pripravi podatkov za obračun plač.