Ko podjetje potrebuje dodatno pomoč, se pogosto pojavi vprašanje: zaposliti novega človeka ali delo prepustiti zunanjemu izvajalcu? Na prvi pogled je lahko zunanja oblika sodelovanja videti enostavnejša in cenejša, vendar odločitev ni tako preprosta.

Pri tem ni pomembno samo, koliko bo podjetje za delo plačalo. Pomembni so tudi način dela, odgovornosti, trajanje sodelovanja, stopnja samostojnosti izvajalca in predvsem to, ali ima sodelovanje dejansko značilnosti delovnega razmerja.

Zaposleni in zunanji izvajalec nista ista stvar

Pri zaposlitvi podjetje z delavcem sklene pogodbo o zaposlitvi. Delavec se vključi v organiziran delovni proces, delo opravlja osebno in za plačilo ter praviloma po navodilih in pod nadzorom delodajalca. Delodajalec ga mora prijaviti v obvezna socialna zavarovanja, zaposlenemu pa pripadajo pravice iz delovnega razmerja, kot so plača, letni dopust, odmori in počitki ter druga zakonsko določena upravičenja.

Pri zunanjem izvajalcu je razmerje drugačno. Podjetje praviloma naroči določeno storitev ali rezultat, izvajalec pa jo opravi kot samostojen izvajalec. Lahko gre na primer za računovodski servis, programerja, fotografa, oblikovalca, serviserja ali drugo podjetje oziroma samostojnega podjetnika.

Zato ni dovolj, da se v pogodbi napiše, da je nekdo »zunanji izvajalec«. Pomembno je, kako sodelovanje dejansko poteka.

Ko ročno vodenje začne jemati preveč časa

Pri majhnem podjetju se lahko ure še vedno vodijo ročno. Zaposleni zapiše prihod, odhod in morebitno odsotnost, odgovorna oseba pa podatke ob koncu meseca preveri.

Težava nastane, ko se teh podatkov nabere več.

Če ima podjetje deset zaposlenih in vsak zaposleni vsak mesec koristi nekaj dopusta, kakšno bolniško odsotnost, opravi nadure ali dela na praznik, mora nekdo vse te podatke pregledati in urediti.

Pri dvajsetih ali tridesetih zaposlenih je ročno preverjanje še toliko bolj zamudno.

Elektronska evidenca lahko velik del tega dela poenostavi, saj se podatki zbirajo sproti. Namesto da bi konec meseca ugotavljali, kdo je delal koliko ur, ima odgovorna oseba pregled nad podatki že med mesecem.

Kdaj lahko govorimo o delovnem razmerju?

To je eden najpomembnejših delov odločitve.

ZDR-1 določa, da se delo ne sme opravljati na podlagi civilne pogodbe, če so podani elementi delovnega razmerja, razen če zakon določa drugače. Pri presoji je pomembna dejanska vsebina razmerja, ne samo naziv pogodbe.

Med značilnimi elementi delovnega razmerja so osebno in nepretrgano opravljanje dela za plačilo, vključitev v organiziran delovni proces ter delo po navodilih in pod nadzorom delodajalca.

V praksi si lahko podjetnik zato zastavi nekaj preprostih vprašanj.

Ali oseba dela vsak dan oziroma redno za vaše podjetje? Ali ji določate delovni čas? Ali mora biti prisotna na točno določenem mestu? Ali ji določate, kako mora delo opraviti? Ali je vključena v vaš delovni proces podobno kot ostali zaposleni? Ali delo opravlja osebno in kontinuirano?

Več kot je takšnih značilnosti, bolj pomembno je preveriti, ali gre dejansko za delovno razmerje.

Zunanji izvajalec mora biti resnično samostojen

Pri zunanjem izvajalcu je bistvena njegova samostojnost.

Podjetje lahko na primer naroči izdelavo spletne strani. Izvajalec se s podjetjem dogovori o obsegu projekta, roku in ceni, nato pa delo organizira sam. Lahko dela od doma, iz svoje pisarne ali druge lokacije, uporablja svojo opremo in način dela prilagaja izvedbi naročila.

Drugačna je situacija, če podjetje osebi vsak dan določi, kdaj mora priti v pisarno, katere naloge mora opraviti, kako jih mora opraviti in kdo nadzoruje njeno delo. Če takšno sodelovanje traja neprekinjeno in je oseba vključena v redni delovni proces podjetja, samo dejstvo, da ima odprt s.p. ali podpisano podjemno pogodbo, še ne pomeni, da je zunanji izvajalec.

Podjemna pogodba ni nadomestilo za zaposlitev

Podjemna pogodba je namenjena predvsem občasnim in časovno omejenim delom. Z njo se podjemnik zaveže opraviti določen posel, pri čemer je lahko predmet pogodbe fizično ali umsko delo.

To je lahko smiselno pri konkretni nalogi ali projektu. Na primer, podjetje potrebuje nekoga, da popravi določeno opremo, izdela določeno rešitev ali opravi drugo časovno omejeno delo.

Če pa podjetje potrebuje osebo, ki bo dolgoročno vsak dan opravljala eno od njegovih rednih delovnih nalog po njegovih navodilih in v njegovem delovnem času, je treba preveriti, ali je primernejša pogodba o zaposlitvi.

Tudi sodna praksa pri presoji ne gleda samo na ime pogodbe, ampak predvsem na to, kako se razmerje dejansko izvaja.

Kaj pa stroški?

Stroški so pogosto eden glavnih razlogov, zakaj podjetnik sploh razmišlja o zunanjem izvajalcu.

Pri zaposlenem podjetje poleg dogovorjene bruto plače obračunava in plačuje tudi prispevke delodajalca. SPOT trenutno navaja 16,10 % prispevkov delodajalca za socialno varnost, pri plači pa je treba upoštevati tudi druge stroške in pravice iz delovnega razmerja.

Pri zunanjem izvajalcu je način obračunavanja drugačen. Če na primer podjetje sodeluje s s.p.-jem, praviloma prejme račun za opravljeno storitev, izvajalec pa sam ureja svoje davčne in prispevne obveznosti.

Vendar zato ni pravilno avtomatsko zaključiti, da je zunanji izvajalec vedno cenejši. Primerjava mora upoštevati celoten strošek sodelovanja, obseg dela, odgovornosti, administracijo in predvsem pravilnost izbrane oblike.

Pri podjemni pogodbi je davčna in prispevna obravnava spet drugačna. SPOT pri podjemni pogodbi navaja akontacijo dohodnine ter različne prispevke, katerih obračun je odvisen tudi od zavarovalnega statusa prejemnika.

Kaj je za podjetje bolj fleksibilno?

Tudi tukaj je odgovor odvisen od vrste dela.

Zaposleni je praviloma bolj primeren, kadar podjetje potrebuje človeka, ki bo postal del ekipe in bo dolgoročno opravljal določeno delo. Podjetje lahko organizira njegovo delo, določa delovni čas in naloge ter ga vključi v svoje notranje procese.

Zunanji izvajalec je lahko bolj primeren, kadar podjetje potrebuje specifično znanje ali storitev, ki je ne potrebuje vsak dan. Primer so izdelava spletne strani, oblikovanje, računovodstvo, vzdrževanje IT-sistemov ali enkratni projekt.

Pri takšnem sodelovanju podjetje ne kupuje »osebe na delovnem mestu«, ampak določeno storitev oziroma rezultat.

Ne glejte samo na ceno

Pri odločitvi je zato smiselno gledati širše od vprašanja, koliko stane ura dela.

Pri zaposlenem je treba upoštevati plačo, prispevke, dopust, odsotnosti, organizacijo dela, opremo in druge stroške, ki jih prinaša delovno razmerje. Delodajalec ima tudi obveznosti glede prijave v socialna zavarovanja in zagotavljanja pravic iz delovnega razmerja.

Pri zunanjem izvajalcu je pomembno, kaj je vključeno v dogovorjeno ceno, kdo zagotavlja opremo, kdo organizira delo, kdo odgovarja za rezultat in koliko nadzora ima podjetje nad načinom izvedbe.

Če je izvajalec samostojen in podjetju zagotavlja konkretno storitev, je takšno sodelovanje lahko zelo praktično. Če pa podjetje želi v resnici dobiti zaposlenega, le da bi se izognilo obveznostim delovnega razmerja, lahko nastane precej večji problem od prihranka pri stroških.

Ko podjetje raste

Preden se podjetje odloči za eno ali drugo obliko, je dobro pogledati predvsem dejansko naravo dela.

Če gre za redno delo, ki je del osnovne dejavnosti podjetja, ga bo izvajalec opravljal osebno, kontinuirano, po navodilih podjetja in pod njegovim nadzorom, je treba zelo previdno presoditi, ali gre za elemente delovnega razmerja.

Če gre za samostojno izvedbo konkretne storitve ali projekta, kjer izvajalec sam organizira svoje delo in odgovarja za dogovorjeni rezultat, je lahko zunanje izvajanje ustreznejša oblika.

Pri tem ni odločilno, ali se stranki sami dogovorita, da želita sodelovanje urediti kot podjemno pogodbo ali delo prek s.p. Če so v praksi podani elementi delovnega razmerja, pravna oblika, ki sta jo stranki izbrali, sama po sebi ne spremeni dejanskega značaja razmerja.

Kaj mora podjetnik preveriti pred odločitvijo?

Na to ni enega pravilnega odgovora.

Za podjetje s tremi zaposlenimi, ki vsi delajo na istem mestu in imajo enak urnik, elektronska evidenca morda ne bo prinesla enakega prihranka časa kot podjetju z dvajsetimi zaposlenimi na različnih lokacijah.

Po drugi strani pa lahko že majhno podjetje veliko pridobi, če zaposleni delajo na terenu, imajo različne urnike ali če mora ena oseba skrbeti za evidence.

Bolj kot samo število zaposlenih so zato pomembni način dela, število lokacij in količina administracije.

Končni sklep

Odločitev med zaposlenim in zunanjim izvajalcem ni samo vprašanje stroška. Predvsem je vprašanje, kakšno delo podjetje potrebuje in kako bo to delo dejansko organizirano.

Če potrebujete človeka, ki bo postal del vaše ekipe, imel svoje delovno mesto, redne naloge in delal po organizaciji podjetja, je treba razmišljati v okviru delovnega razmerja.

Če potrebujete samostojnega izvajalca za določeno storitev, projekt ali specializirano področje, je lahko zunanje izvajanje bolj smiselno.

Najpomembnejše pa je, da se izbrana oblika ujema z dejanskim načinom sodelovanja. Pogodba naj zato ne določa samo tega, kako želite sodelovanje poimenovati, ampak naj odraža tudi to, kako bo delo v resnici potekalo.