Papir, Excelova tabela ali elektronska evidenca? Za podjetje z nekaj zaposlenimi se morda na prvi pogled zdi, da je vseeno, kako se vodijo ure. Če je zaposlenih pet, lahko nekdo konec meseca zbere podatke, preveri dopuste in pripravi evidenco.

Ko zaposlenih postane več, ko začnejo delati na različnih lokacijah ali ko se pojavijo nadure, bolniške, dopusti in neenakomeren delovni čas, pa ročno vodenje hitro postane precej bolj zapleteno.

Elektronska evidenca delovnega časa zato ni namenjena samo velikim podjetjem. Tudi manjše podjetje lahko z njo precej poenostavi vsakodnevno delo.

Elektronska evidenca ni obvezna za vsako podjetje

Najprej je treba razčistiti eno pomembno stvar. Zakon ne določa, da mora vsak delodajalec evidenco delovnega časa voditi elektronsko.

Delodajalec mora evidenco o izrabi delovnega časa voditi, način vodenja pa je lahko v okviru zakonskih zahtev tudi drugačen. Elektronsko vodenje je posebej obvezno za delodajalce, ki jim je bila zaradi določenih kršitev delovnega časa ali vodenja evidenc pravnomočno izrečena globa. Ta obveznost traja dve leti.

ZEPDSV omogoča tudi, da delavci prek sindikata, sveta delavcev ali delavskega zaupnika predlagajo uvedbo elektronskega načina vodenja. Če delodajalec takšen predlog zavrne, mora svojo odločitev pisno utemeljiti in o tem obvestiti Inšpektorat za delo.

Torej vprašanje ni samo, ali je elektronska evidenca zakonsko obvezna. Bolj zanimivo vprašanje za večino podjetij je: kdaj se jim dejansko splača?

Ko ročno vodenje začne jemati preveč časa

Pri majhnem podjetju se lahko ure še vedno vodijo ročno. Zaposleni zapiše prihod, odhod in morebitno odsotnost, odgovorna oseba pa podatke ob koncu meseca preveri.

Težava nastane, ko se teh podatkov nabere več.

Če ima podjetje deset zaposlenih in vsak zaposleni vsak mesec koristi nekaj dopusta, kakšno bolniško odsotnost, opravi nadure ali dela na praznik, mora nekdo vse te podatke pregledati in urediti.

Pri dvajsetih ali tridesetih zaposlenih je ročno preverjanje še toliko bolj zamudno.

Elektronska evidenca lahko velik del tega dela poenostavi, saj se podatki zbirajo sproti. Namesto da bi konec meseca ugotavljali, kdo je delal koliko ur, ima odgovorna oseba pregled nad podatki že med mesecem.

Ko zaposleni ne delajo vedno na istem mestu

Za podjetje, kjer vsi zaposleni vsak dan pridejo v isto pisarno ob osmih in odidejo ob štirih, je evidentiranje relativno preprosto.

Kaj pa podjetje, kjer so zaposleni na terenu?

Gradbeni delavci so na različnih gradbiščih, serviserji hodijo k strankam, čistilci delajo na različnih lokacijah, komercialisti so na sestankih, zaposleni pa lahko delajo tudi od doma.

Takrat postane vprašanje »Kje je evidenca?« precej bolj pomembno.

Elektronska evidenca omogoča, da se prihod in odhod zabeležita tudi takrat, ko zaposleni niso v pisarni. Pri mobilnih rešitvah lahko zaposleni svojo prisotnost evidentira prek telefona, podjetje pa ima podatke zbrane na enem mestu.

To je ena od situacij, kjer se prednost elektronske evidence pokaže zelo hitro.

Ko imate veliko dopustov in odsotnosti

Delovni čas niso samo opravljene ure.

Podjetje mora spremljati tudi dopuste, bolniške odsotnosti, praznike, nadure in druge oblike odsotnosti oziroma posebnega delovnega časa. Zakon od delodajalca zahteva vodenje podatkov o izrabi delovnega časa, pri čemer so se pravila v zadnjih letih tudi spreminjala.

Pri ročnem vodenju se lahko hitro zgodi, da je en podatek v eni tabeli, drugi v elektronskem sporočilu, tretji pa zapisan nekje na papirju.

Elektronska evidenca omogoča, da se vse to vodi v istem sistemu.

Če je zaposleni na dopustu, je to vidno v njegovi evidenci. Če je imel bolniško, je označena odsotnost. Če je opravil dodatne ure, so te zabeležene v istem sistemu.

S tem se zmanjša tudi možnost, da bi kdo pri mesečnem pregledu kakšen podatek spregledal.

Ko imate nadure in neenakomeren delovni čas

Pri klasičnem osemurnem delovniku je spremljanje ur precej enostavno. Pri neenakomerno razporejenem delovnem času pa je situacija drugačna.

Zaposleni lahko en dan dela več, drug dan manj. Podjetje mora zato spremljati, koliko ur je bilo opravljenih in kako se ure seštevajo v določenem obdobju.

ZEPDSV med podatki, ki jih mora delodajalec voditi, določa tudi podatke o nadurnem delu ter urah, opravljenih v neenakomerno in začasno prerazporejenem delovnem času. Po spremembah ZEPDSV-B se lahko nekateri podatki, ki so bili prej zahtevani dnevno, vpisujejo mesečno.

Pri takšnem načinu dela je elektronska evidenca precej bolj praktična od ročnega seštevanja.

Ko mora podatke preverjati računovodstvo

Evidenca delovnega časa je povezana tudi z obračunom plač.

Če računovodstvo vsak mesec potrebuje podatke o opravljenih urah, nadurah, odsotnostih in drugih posebnostih, je pomembno, da so ti podatki zbrani in urejeni.

Če jih kadrovnik ali direktor konec meseca ročno prepisuje iz različnih tabel, lahko pride do napak.

Pri elektronski evidenci so podatki zbrani na enem mestu in jih je mogoče pripraviti za nadaljnjo obdelavo. S tem se lahko zmanjša količina ročnega dela in predvsem nepotrebnega prepisovanja.

Ko želite, da imajo zaposleni vpogled v svoje ure

Evidenca ni namenjena samo delodajalcu.

Delodajalec mora delavcu omogočiti vpogled v podatke iz evidence delovnega časa, ki se nanašajo nanj. Zakon omogoča tudi, da se ta obveznost izpolni tako, da ima delavec neposreden elektronski dostop do svojih podatkov.

To je v praksi precej uporabno.

Zaposleni lahko sam preveri, koliko ur je evidentiranih, koliko dopusta je vpisanega in ali so bili podatki pravilno zabeleženi. Če opazi napako, jo lahko pravočasno sporoči odgovorni osebi, namesto da se težava odkrije šele čez nekaj mesecev.

Ko želite manj popravljanja za nazaj

Ena od slabosti ročnega vodenja je, da se napake pogosto odkrijejo šele ob koncu meseca.

Nekdo pozabi vpisati prihod. Drugi zaposleni ne vpiše nadure. Pri tretjem je napačno vpisan dopust.

Potem mora odgovorna oseba vse skupaj popravljati za nazaj.

Elektronski sistem sicer ne more preprečiti vsake napake, lahko pa določene napake precej zmanjša. Podatki se vpisujejo sproti, sistem pa lahko opozori na določene nepravilnosti oziroma omogoči hitrejši pregled.

To je še posebej uporabno pri podjetjih, kjer odgovorna oseba nima časa vsak dan ročno preverjati vseh evidenc.

Ko podjetje raste

Podjetje lahko začne s tremi zaposlenimi in papirno evidenco. Pri treh zaposlenih to morda ni problem.

Ko jih je deset, je dela več. Pri dvajsetih je še več. Če podjetje nadaljuje rast in zaposleni delajo na različnih lokacijah, postane ročno vodenje vedno manj praktično.

Zato ni nujno, da podjetje čaka na trenutek, ko je ročna evidenca že postala problem.

Elektronsko evidenco je pogosto smiselneje uvesti prej, ko je sistem še mogoče preprosto postaviti in zaposlene navaditi na način uporabe.

Koliko zaposlenih mora imeti podjetje, da se elektronska evidenca splača?

Na to ni enega pravilnega odgovora.

Za podjetje s tremi zaposlenimi, ki vsi delajo na istem mestu in imajo enak urnik, elektronska evidenca morda ne bo prinesla enakega prihranka časa kot podjetju z dvajsetimi zaposlenimi na različnih lokacijah.

Po drugi strani pa lahko že majhno podjetje veliko pridobi, če zaposleni delajo na terenu, imajo različne urnike ali če mora ena oseba skrbeti za evidence.

Bolj kot samo število zaposlenih so zato pomembni način dela, število lokacij in količina administracije.

Elektronska evidenca ni samo zamenjava papirja

Če slovensko podjetje kupuje storitve iz tujine, mora biti pozorno predvsem na to, ali je zaradi teh

Pri uvedbi elektronske evidence je škoda, če podjetje samo preslika obstoječi način dela iz papirja v računalnik.

Prava prednost je v tem, da se določene stvari poenostavijo.

Zaposleni prihod in odhod evidentira sproti, odgovorna oseba ima pregled nad podatki, odsotnosti se vodijo na enem mestu, ure pa se lahko spremljajo skozi celoten mesec.

Tako evidenca postane uporabno orodje za vsakodnevno organizacijo dela in ne samo dokument, ki ga podjetje pripravi zato, da izpolni zakonsko obveznost.

Kaj pa zakonodaja?

Podjetje mora ne glede na izbrani način zagotoviti pravilno vodenje evidence o izrabi delovnega časa.

ZEPDSV določa podatke, ki jih mora delodajalec voditi, način hrambe evidence ter pravice delavca do vpogleda. Od sprememb, ki veljajo od 23. aprila 2025, so se nekatere administrativne zahteve spremenile, zato je pomembno, da podjetje uporablja način evidentiranja, ki ustreza trenutno veljavnim pravilom.

Inšpektorat za delo je v letu 2025 pri nadzorih ugotovil 1.462 kršitev ZEPDSV, od tega največ v zvezi z evidencami delovnega časa in njihovim vodenjem. To kaže, da pravilno vodenje evidence ni zgolj formalnost.

Kdaj je torej čas za elektronsko evidenco?

Če podjetje še vedno brez težav vodi evidenco ročno, nima veliko zaposlenih in imajo vsi enak način dela, prehod na elektronski sistem morda ni prva stvar na seznamu.

Če pa odgovorna oseba vsak mesec porabi več ur za zbiranje in preverjanje podatkov, zaposleni delajo na različnih lokacijah, imate večje število zaposlenih, veliko odsotnosti, nadur ali različne urnike, je elektronska evidenca precej bolj smiselna.

Enako velja, če želite, da imajo zaposleni sami vpogled v svoje podatke in da imate ure, dopuste ter odsotnosti zbrane na enem mestu.

Na koncu torej ni najpomembnejše vprašanje, koliko zaposlenih ima podjetje, ampak koliko dela vam vodenje evidence trenutno povzroča.

Če vam evidenca vsak mesec vzame nekaj minut, je ročni način lahko dovolj. Če pa zaradi nje vsak mesec iščete podatke po tabelah, elektronski pošti in papirjih ter na koncu še vse ročno seštevate, je verjetno čas, da razmislite o bolj urejenem sistemu.