»Ali moram tudi jaz štempljati?«
To je eno izmed vprašanj, ki se pogosto pojavi, ko podjetje začne urejati evidenco delovnega časa. Ob tem pa se hitro pojavi še drugo vprašanje: ali morajo res vsi, ki delajo v podjetju, beležiti prihod in odhod?
Odgovor ni preprost »da«.
Slovenska zakonodaja določa obveznost vodenja evidence o izrabi delovnega časa, ne pa obveznosti, da mora vsak zaposleni uporabljati fizični registrator oziroma »štempler«. ZEPDSV določa, za katere osebe se evidenca vodi, pri čemer so od leta 2025 pravila glede tega nekoliko jasnejša.
Štempljanje in evidenca delovnega časa nista ista stvar
Ko govorimo o »štempljanju«, običajno mislimo na beleženje prihoda in odhoda zaposlenega. To je lahko kartica na registratorju, PIN, aplikacija na telefonu, spletna aplikacija ali drug način evidentiranja.
Zakon pa govori o evidenci o izrabi delovnega časa.
Delodajalec mora za osebe, za katere velja obveznost evidentiranja, voditi predpisane podatke o delovnem času. Med drugim mora biti razviden čas prihoda na delo in odhoda z dela ter drugi podatki, ki jih zahteva zakon.
Zato podjetje ni nujno dolžno kupiti klasičnega registratorja za štempljanje.
Lahko uporabi elektronski sistem, spletno aplikacijo ali drug ustrezen način, s katerim zagotovi pravilno vodenje evidence.
Kdo mora imeti evidenco delovnega časa?
Osnovno pravilo je, da mora delodajalec evidenco voditi za zaposlene, ki imajo z njim sklenjeno pogodbo o zaposlitvi.
V določenih primerih se obveznost nanaša tudi na osebe, ki za delodajalca delajo na drugi pravni podlagi. To velja, če se zanje uporabljajo pravila delovnega prava glede delovnega časa, odmorov in počitkov ali če delo opravljajo osebno in so vključene v delovni proces delodajalca.
To pomeni, da ni dovolj pogledati samo naziva pogodbe. Pri nekaterih oblikah sodelovanja je treba pogledati, kako oseba dejansko opravlja delo.
Samostojni podjetnik sam zase ne potrebuje evidence
Če imate s.p. in delate sami, zase ne potrebujete voditi evidence delovnega časa po ZEPDSV.
To je ministrstvo izrecno pojasnilo že ob spremembah zakonodaje, aktualna ureditev pa to pravilo ohranja. Če s.p. nima zaposlenih oziroma drugih oseb, za katere bi veljala obveznost evidentiranja, mu ni treba voditi evidence lastnega delovnega časa.
Ko pa s.p. zaposli delavca, mora začeti voditi evidenco za tega zaposlenega.
Torej:
s.p. brez zaposlenih → zase evidence ne potrebuje
s.p. z zaposlenimi → evidenco vodi za zaposlene, za katere velja obveznost
To je ena izmed stvari, ki jo podjetniki pogosto napačno razumejo.
Poslovodna oseba je posebna izjema
Pomembna sprememba je pri poslovodnih osebah.
ZEPDSV-B, ki se uporablja od 23. aprila 2025, je izrecno izključil obveznost vodenja evidence o izrabi delovnega časa za poslovodne osebe. To pomeni, da se za poslovodno osebo evidence po ZEPDSV ne vodi.
To je pomembno predvsem pri podjetjih, kjer je direktor hkrati zaposlen v podjetju.
Če ima na primer d.o.o. direktorja, ki je poslovodna oseba, zanj ni treba voditi evidence o izrabi delovnega časa na način, kot se vodi za običajnega zaposlenega.
Pri tem pa je treba ločiti med poslovodno osebo in drugimi zaposlenimi.
Če ima podjetje poleg direktorja še tri zaposlene, to ne pomeni, da evidence ne potrebuje. Evidenco še vedno vodi za zaposlene, za katere velja zakonska obveznost.
Kaj pa prokurist?
Pri prokuristih je treba biti nekoliko bolj previden.
ZEPDSV določa, za katere osebe se evidenca vodi, posebnosti glede delovnega časa pa lahko izhajajo tudi iz delovne zakonodaje. Pri poslovodnih osebah in prokuristih lahko ZDR-1 pod določenimi pogoji omogoča drugačno ureditev delovnega časa, zato ni pravilno vseh prokuristov avtomatsko enačiti z običajnimi zaposlenimi.
Pri konkretni osebi je zato treba pogledati njen status in pogodbo.
Zunanji izvajalec ne pomeni avtomatsko, da evidence ni
Tukaj se pogosto pojavi še ena zmota.
Če podjetje sodeluje z osebo prek s.p., to še ne pomeni avtomatsko, da je ta oseba izključena iz evidence.
ZEPDSV se lahko uporablja tudi za osebe, ki delo opravljajo na drugi pravni podlagi, če delo opravljajo osebno in so vključene v delovni proces delodajalca oziroma zanje veljajo pravila glede delovnega časa, odmorov in počitkov.
Po drugi strani pa samostojni zunanji izvajalec, ki podjetju opravi določeno storitev in svoje delo organizira sam, ni zaradi samega sodelovanja avtomatsko oseba, za katero bi moral naročnik voditi evidenco delovnega časa.
Ključno je torej, kako je delo dejansko organizirano.
Kaj pa študent?
Tudi pri študentskem delu ni dovolj pogledati samo na to, da oseba ni zaposlena.
ZEPDSV med osebe, za katere je treba voditi evidenco, vključuje tudi določene osebe, ki delo opravljajo na drugi pravni podlagi, če izpolnjujejo zakonske pogoje glede delovnega časa oziroma osebnega vključevanja v delovni proces.
Če študent dela v podjetju kot del organiziranega delovnega procesa, je zato treba njegovo delo ustrezno evidentirati.
Kaj pa praktikanti in osebe na usposabljanju?
Zakon posebej vključuje tudi osebe, ki pri delodajalcu opravljajo delo zaradi usposabljanja.
To pomeni, da ni mogoče preprosto reči, da za praktikanta ali drugo osebo na usposabljanju evidenca ni potrebna samo zato, ker nima klasične pogodbe o zaposlitvi.
Tudi tukaj je pomembno, na kakšni podlagi oseba dela in kakšen je njen položaj pri delodajalcu.
Ali mora zaposleni fizično štempljati?
Ne nujno.
Zakon določa obveznost vodenja evidence, ne pa konkretnega tipa naprave, ki jo mora podjetje uporabiti.
Podjetje lahko zato evidenco vodi na različne načine, če zagotovi zakonsko zahtevane podatke in njihovo ustrezno vodenje.
To je lahko klasični registrator, elektronski sistem, spletna rešitev ali aplikacija.
Tudi ministrstvo je že pred spremembami opozorilo, da izraz »štempljanje« ni najbolj primeren za opis zakonske obveznosti. Obveznost vodenja evidence o izrabi delovnega časa namreč ni nova in obstaja že vrsto let.
Elektronska evidenca ni obvezna za vsako podjetje
Pomembno je razlikovati še med evidenco delovnega časa in elektronskim načinom vodenja evidence.
Vsak delodajalec mora za osebe, za katere velja obveznost, voditi evidenco.
To pa še ne pomeni, da mora vsak delodajalec uporabljati elektronski sistem.
Obveznost elektronskega vodenja evidence velja za določene delodajalce, med drugim za tiste, ki jim je bila zaradi kršitev delovnega časa oziroma evidence pravnomočno izrečena globa pod pogoji, ki jih določa ZEPDSV.
Za druge delodajalce elektronski sistem ni avtomatsko zakonsko obvezen.
V praksi pa lahko elektronsko evidentiranje podjetju precej olajša spremljanje prihodov, odhodov, nadur, odsotnosti in drugih podatkov.
Zakaj je potem sploh pomembno, kdo se evidentira?
Ker mora biti evidenca pravilno vodena za osebe, za katere obveznost obstaja.
Inšpektorat za delo je v letu 2025 ugotovil 1.462 kršitev ZEPDSV, od tega 1.135 kršitev, povezanih z evidencami o izrabi delovnega časa in njihovim vodenjem. Med najpogostejšimi so bile tudi nepravilnosti pri dnevnem evidentiranju prihoda in odhoda delavcev.
Zato ni dovolj, da podjetje samo ima nek seznam zaposlenih ali konec meseca vpiše približno število opravljenih ur.
Evidenca mora odražati dejansko stanje in biti vodena na način, ki omogoča preverjanje podatkov.
Kdo torej ne potrebuje »štempljanja«?
Če izraz uporabimo v vsakdanjem pomenu, so med pomembnejšimi primeri predvsem:
Samostojni podjetnik, ki dela sam, zase ne potrebuje evidence delovnega časa po ZEPDSV.
Poslovodna oseba, za katero je obveznost vodenja evidence po ZEPDSV izrecno izključena.
Samostojni zunanji izvajalec, ki ni v položaju osebe, za katero bi moral naročnik voditi evidenco po ZEPDSV, prav tako ni avtomatsko vključen samo zato, ker podjetju izda račun.
Pri vseh drugih primerih pa je treba pogledati konkretno pravno podlago in način opravljanja dela.
Končni sklep
»Štempljanje« ni samostojna zakonska kategorija. Pravilno vprašanje ni, ali mora nekdo uporabljati registrator, kartico ali aplikacijo, ampak ali je za to osebo treba voditi evidenco o izrabi delovnega časa.
Za običajnega zaposlenega je odgovor praviloma da.
Za samostojnega podjetnika, ki dela sam zase, ne.
Za poslovodno osebo je obveznost po veljavni ureditvi izrecno izključena.
Pri zunanjih izvajalcih, študentih, praktikantih in drugih oblikah dela pa je treba pogledati konkretne okoliščine in način vključitve v delovni proces.
Zato tudi ni pravilno reči, da mora vsak človek, ki dela v podjetju, obvezno »štempljati«. Pomembno je, da podjetje pravilno ugotovi, za koga mora voditi evidenco in katere podatke mora vanjo vpisovati.
