Ko podjetnik začne poslovati, je veliko stvari mogoče urediti precej preprosto. Odpreš s.p. ali ustanoviš d.o.o., izdaš prve račune, urediš računovodstvo in začneš iskati stranke.

Potem pride trenutek, ko dela postane preveč in ugotoviš, da vsega ne moreš več opraviti sam.

Takrat se pojavi prvi zaposleni.

Za podjetnika je to pomemben korak, saj se s prvo zaposlitvijo ne poveča samo ekipa. Podjetje dobi tudi nove obveznosti, povezane s pogodbo o zaposlitvi, prijavo v zavarovanja, obračunom plače, delovnim časom, dopustom, odsotnostmi in drugimi pravicami zaposlenega.

Prva zaposlitev pomeni precej več kot nakazilo plače

Najpogostejša napaka pri razmišljanju o prvi zaposlitvi je, da podjetnik gleda predvsem na dogovorjeno bruto plačo.

Če se na primer z bodočim zaposlenim dogovorite za določeno bruto plačo, to še ni celoten strošek, ki ga bo imelo podjetje.

Delodajalec mora poleg plače upoštevati tudi prispevke delodajalca ter druge stroške in obveznosti, ki izhajajo iz delovnega razmerja. Pri tem je treba upoštevati tudi pravice zaposlenega, kot so letni dopust, odsotnosti, odmori in počitki ter povračila, ki pripadajo zaposlenemu.

Minimalna plača za delo, opravljeno od 1. januarja 2026, znaša 1.481,88 evra bruto. Pri obračunu prispevkov je treba upoštevati tudi trenutno najnižjo osnovo za prispevke, ki za izplačila od 1. marca 2026 do 28. februarja 2027 znaša 1.521,62 evra.

Zato je pametno, da podjetnik pred zaposlitvijo skupaj z računovodjo izračuna celoten strošek zaposlenega, ne samo njegove neto plače.

Najprej pride pogodba o zaposlitvi

Preden zaposleni začne delati, je treba urediti pogodbo o zaposlitvi.

Pogodba mora biti sklenjena v pisni obliki in mora vsebovati ključne podatke o delovnem razmerju. Med drugim se določijo delovno mesto oziroma vrsta dela, kraj opravljanja dela, čas trajanja zaposlitve, delovni čas, razporeditev delovnega časa, plača, način izplačila, letni dopust, odpovedni roki in druge pravice ter obveznosti.

Zaposlitev je lahko za nedoločen ali določen čas ter za polni ali krajši delovni čas. Pri pogodbi za določen čas pa morajo biti izpolnjeni zakonski pogoji, saj je zaposlitev za nedoločen čas osnovna oblika zaposlitve.

Za prvega zaposlenega je zato dobro, da podjetnik ne uporablja kar stare pogodbe, ki jo je našel na internetu. Pogodba mora ustrezati konkretnemu delovnemu mestu in načinu dela.

Zaposlenega je treba prijaviti v obvezna zavarovanja

Ko je pogodba urejena, pride na vrsto prijava zaposlenega v obvezna socialna zavarovanja.

Delodajalec mora delavca prijaviti z dnem nastopa dela, vendar najkasneje pred začetkom opravljanja dela. Prijava se ureja z obrazcem M-1, za poslovne subjekte pa je oddaja praviloma elektronska prek portala SPOT.

To pomeni, da ni dovolj, da se z zaposlenim dogovorite: »V ponedeljek začneš.«

Pred začetkom dela morajo biti urejene tudi formalnosti, ki jih zahteva zakonodaja.

Več kot je takšnih značilnosti, bolj pomembno je preveriti, ali gre dejansko za delovno razmerje.

Podjetnik postane delodajalec

To je verjetno največja sprememba.

Ko podjetnik dela sam, je velik del organizacije odvisen samo od njega. Če dela dve uri dlje, začne kasneje ali si vzame prost dan, je to njegova odločitev.

Ko ima zaposlenega, je situacija drugačna.

Podjetnik postane delodajalec in mora zagotavljati pravice, ki izhajajo iz delovnega razmerja. Zaposlenemu mora zagotoviti delo pod dogovorjenimi pogoji, plačilo za delo, počitke in odmore ter druge pravice, določene z zakonodajo, pogodbo o zaposlitvi in morebitno kolektivno pogodbo.

Zato prva zaposlitev pomeni tudi spremembo načina organizacije podjetja.

Treba je začeti spremljati delovni čas

Ena izmed obveznosti, ki jo podjetniki pri prvi zaposlitvi pogosto podcenjujejo, je evidenca delovnega časa.

Ko podjetje zaposli delavca, mora voditi predpisane evidence o izrabi delovnega časa. Evidenca ni namenjena samo temu, da veste, koliko ur je nekdo delal. Iz nje morajo biti razvidni tudi podatki, ki jih zahteva zakonodaja, na primer prihod in odhod ter podatki o posameznih vrstah opravljenih oziroma evidentiranih ur in odsotnosti.

Pri enem zaposlenem se morda zdi vse skupaj preprosto.

Če vsak dan prideta dva človeka v pisarno ob osmih in odideta ob štirih, lahko podjetnik hitro dobi občutek, da evidence sploh ne potrebuje.

Težava se pojavi pri nadurah, različnih urnikih, dopustih, bolniških odsotnostih, delu na terenu, delu od doma ali večjem številu zaposlenih. Takrat se hitro pokaže, zakaj je pomembno, da so podatki urejeni sproti.

Dopust in odsotnosti niso več samo stvar podjetnika

Ko podjetje zaposluje, mora začeti spremljati tudi pravice zaposlenih do dopusta in različne vrste odsotnosti.

Zaposleni ima pravico do letnega dopusta, njegovo koriščenje pa je treba ustrezno evidentirati. Poleg dopusta se lahko pojavijo bolniška odsotnost, prazniki, izredne odsotnosti, starševske odsotnosti in druge situacije.

Pri enem zaposlenem lahko podjetnik vse skupaj še vedno vodi precej preprosto. Ko ekipa zraste na pet, deset ali dvajset ljudi, pa ročno vodenje hitro postane precej bolj zahtevno.

Ravno zato je smiselno sistem postaviti že na začetku, namesto da podjetnik čez nekaj let išče način, kako urediti podatke, ki so bili prej zapisani na papirju, v Excelu ali na različnih mestih.

Plača postane redna mesečna obveznost

Pri zaposlenem ni dovolj, da mu podjetje konec meseca nakaže dogovorjeni znesek.

Treba je pripraviti obračun plače, obračunati ustrezne prispevke in davčne obveznosti ter zagotoviti pravilno izplačilo.

Za podjetnika je zato računovodstvo pri prvi zaposlitvi še pomembnejše kot prej.

Če je podjetje do takrat računovodji pošiljalo samo račune in stroške, se z zaposlitvijo doda še obračun plač in vse, kar je povezano z njim.

Zato je pred prvo zaposlitvijo smiselno preveriti, ali računovodski servis že ureja obračun plač ali bo treba to posebej dogovoriti.

Spremenijo se tudi notranji procesi

Prvi zaposleni pogosto pomeni, da podjetnik prvič začne bolj sistematično urejati stvari, ki jih je prej delal po občutku.

Kdo lahko dela od doma? Kdaj je začetek delovnega časa? Kako se prijavi dopust? Kdo potrdi odsotnost? Kako se evidentira delo na terenu? Kako se beležijo nadure? Kje se hranijo podatki?

Pri enem zaposlenem lahko podjetnik marsikaj reši sproti.

Toda podjetje, ki želi rasti, potrebuje pravila, ki niso odvisna samo od tega, ali si podjetnik trenutno vse zapomni.

Prvi zaposleni je zato pogosto tudi trenutek, ko podjetje iz »vse uredimo sproti« preide v bolj organiziran način dela.

Kaj pa varnost in zdravje pri delu?

Zaposlitev prinese tudi obveznosti na področju varnosti in zdravja pri delu.

Delodajalec mora zagotoviti varno in zdravo delovno okolje ter ustrezne ukrepe glede na naravo dela. Pri tem ni pomembno, ali ima podjetje enega zaposlenega ali večjo ekipo.

Kaj mora podjetje konkretno urediti, je odvisno od dejavnosti in delovnega mesta. Drugačne so lahko zahteve za pisarniškega delavca, voznika, skladiščnika ali zaposlenega na gradbišču.

Zato je treba pred začetkom dela preveriti tudi obveznosti s področja varnosti in zdravja pri delu ter po potrebi urediti ustrezne ocene tveganja, usposabljanja in drugo dokumentacijo.

S.p. in d.o.o. pri tem nista tako različna, kot se zdi

Pri prvi zaposlitvi se pogosto pojavi vprašanje, ali je postopek drugačen, če zaposluje s.p. ali d.o.o.

Osnovne obveznosti do zaposlenega so povezane predvsem s tem, da je podjetje delodajalec. Tako s.p. kot d.o.o. lahko zaposlujeta in morata pri zaposlovanju upoštevati pravila delovnega prava.

Razlika je predvsem v pravni obliki podjetja, ne pa v tem, da bi bil zaposleni pri s.p.-ju brez pravic oziroma da bi bile obveznosti delodajalca bistveno manjše.

Prvi zaposleni je tudi finančna odločitev

Pred zaposlitvijo je zato dobro narediti nekoliko širši izračun.

Ni dovolj vprašanje:

»Ali si lahko privoščim 1.500 evrov bruto plače?«

Bolj pomembno vprašanje je:

»Ali lahko podjetje dolgoročno pokrije celoten strošek zaposlenega in pri tem še vedno normalno posluje?«

Upoštevati je treba plačo, prispevke delodajalca, stroške prehrane in prevoza, morebitne nadure, dopust in odsotnosti, opremo za delo, izobraževanja ter druge stroške, ki jih prinese konkretno delovno mesto.

Pri tem je pomembno tudi, koliko dodatnega prihodka oziroma kapacitete bo zaposlenec dejansko prinesel podjetju.

Prvi zaposleni namreč ni samo strošek. Lahko je tudi način, da podjetnik prevzame več naročil, sprosti svoj čas za prodajo in razvoj podjetja ali razširi dejavnost.

Kaj urediti pred prvim dnem?

Preden prvi zaposleni pride na delo, je zato dobro preveriti, ali je urejeno vse od pogodbe in prijave v zavarovanja do obračuna plače, varnosti pri delu in evidence delovnega časa.

Največ težav običajno ne povzroči sama zaposlitev, ampak stvari, na katere podjetnik ni pomislil.

Kdo vodi evidenco ur? Kdo potrjuje dopuste? Kdo pripravi plačo? Kaj se zgodi ob bolniški? Kako se evidentira delo od doma? Kako se uredijo nadure? Kje so shranjeni podatki o zaposlenem?

Če so ta vprašanja urejena že pri prvem zaposlenem, je kasnejša rast ekipe precej lažja.

Končni sklep

Prvi zaposleni je pomemben mejnik za vsako manjše podjetje. S.p. ali d.o.o. se s tem iz podjetja, kjer delo večinoma organizira podjetnik sam, začne spreminjati v organizacijo z zaposlenimi in formalnimi obveznostmi delodajalca.

Največja sprememba zato ni samo v tem, da je treba vsak mesec izplačati plačo. Podjetnik mora začeti sistematično urejati delovni čas, odsotnosti, dopuste, obračun plač, pogodbe, prijave in druge obveznosti, ki jih prinese delovno razmerje.

Če je prvi zaposleni začetek rasti podjetja, je to tudi pravi trenutek, da se uredijo procesi, ki bodo delovali tudi takrat, ko ekipa ne bo več štela samo ene ali dveh oseb.